Sebuah kelompok peserta terdiri dari individu-individu yang belajar bersama, menghadiri beberapa sesi untuk menyelesaikan kurikulum program. Kelompok-kelompok ini mirip dengan kohort dalam program yang sama, yang mempelajari materi dengan kecepatan yang sama.
Kelompok peserta dapat dibuat berdasarkan:
- Tingkat pemahaman yang berbeda: Sebagai contoh, Anda dapat memisahkan kohort untuk dokter, perawat praktisi, dan asisten dokter, masing-masing dengan konten yang disesuaikan dengan keahlian mereka.
- Waktu sesi: Kelompok dapat diatur berdasarkan jadwal pelaksanaan sesi. Sebagai contoh, satu kohort mungkin bertemu setiap hari Senin dari pukul 09.00 hingga 10.00, sementara kohort lainnya mungkin bertemu pada hari Sabtu dan Minggu dari pukul 09.00 hingga 10.00. Setiap jadwal memerlukan kelompok peserta didik yang berbeda.
- Membuat Kelompok Peserta
- Membuat Kelompok Peserta untuk Program yang Sudah Ada
- Mengedit Kelompok Peserta
- Membuka Kembali Kelompok Peserta
Berikut cara membuat kelompok peserta:
Membuat kelompok peserta (kohort) pertama Anda
Kelompok peserta adalah cara Anda mengorganisir program ECHO Anda menjadi peserta dan sesi. Anda dapat memiliki satu atau beberapa kelompok peserta yang aktif kapan saja.
Kelompok Peserta (Kohort) membantu Anda mengatur program besar menjadi struktur yang lebih kecil dan mudah dikelola. Sebagai contoh, Anda dapat memiliki satu kelompok peserta yang bertemu setiap hari Rabu dan kelompok lainnya yang bertemu setiap hari Jumat.
Anda juga dapat memiliki program yang hanya memiliki satu kelompok peserta/kohort yang aktif dalam satu waktu, dan setiap beberapa bulan, kelompok peserta tersebut menyelesaikan kurikulum dan peserta baru bergabung dalam kohort baru.
iECHO menyediakan cara yang sederhana dan fleksibel untuk mengatur struktur program seefektif mungkin. Jika Anda memerlukan saran atau masukan tentang cara mengatur struktur program Anda, hubungi perwakilan akun Anda.
iECHO akan meminta Anda untuk membuat kelompok peserta setelah Anda membuat program.
- Masukkan informasi untuk kelompok peserta:
- Nama kelompok peserta: Nama deskriptif untuk kohort Anda, seperti konvensi penomoran layaknya Kohort 1, Kohort 2, dll.
Harap jangan menggunakan karakter khusus (seperti "-", "/", atau ";") saat memberi nama kelompok peserta.
- Tanggal mulai: Tanggal sesi ECHO pertama dalam kelompok peserta ini.
- Tanggal selesai: Tanggal sesi ECHO terakhir yang direncanakan dalam kelompok peserta. Kelompok peserta dapat dibuat hingga 3 tahun sebelumnya.
- Berulang: Jika kelompok peserta Anda memiliki jadwal tetap, Anda dapat menjadwalkan beberapa sesi berulang antara tanggal mulai dan tanggal selesai kelompok tersebut.
Contoh: Jika sesi dijadwalkan setiap dua minggu selama 2 tahun ke depan pada hari Senin dari pukul 09.00 hingga 11.00, pilih fitur berulang untuk membuat sesi secara otomatis.
Anda juga dapat menjadwalkan sesi berulang bulanan di iECHO dengan memilih Bulanan dan memilih minggu terjadinya (minggu pertama, kedua, ketiga, atau keempat).
- Bahasa: Bahasa yang akan digunakan dalam kohort.
Dalam bahasa apa peserta menerima undangan program?
- Pengguna iECHO terdaftar yang berpartisipasi dalam program lain akan menerima undangan dalam bahasa pilihan mereka.
- Pengguna baru yang belum mendaftar di iECHO akan menerima undangan dalam bahasa yang diatur untuk kelompok peserta.
Membuat kelompok peserta untuk program yang sudah ada
- Dari beranda iECHO Anda, buka panel kiri dan pilih Semua Program.
- Pilih program tempat Anda ingin membuat kelompok peserta baru.
- Klik Buat Kelompok Peserta.
- Masukkan informasi untuk kelompok peserta.
Catatan: Batas default untuk mengundang peserta ke kelompok peserta adalah 450. Untuk meminta peningkatan batas ini, hubungi support@iecho.org.
Tonton tutorial video ini tentang cara membuat kelompok peserta:
Mengedit kelompok peserta
Pemilik hub dan admin hub dapat mengedit detail kelompok peserta:
- Klik Pengaturan pada kartu kelompok peserta.
- Lakukan perubahan yang diperlukan.
- Klik Simpan.
Harap diperhatikan:
1. Setelah Anda mengklik Tandai Kelompok Peserta ini sebagai selesai, semua sesi mendatang di bawah kelompok tersebut akan dihapus secara otomatis dan sesi baru tidak dapat dibuat di kelompok tersebut.
2. Setelah kelompok peserta ditandai selesai, Anda harus membuka kembali kelompok tersebut untuk melakukan pengeditan lebih lanjut.
Membuka kembali kelompok peserta
Kelompok peserta dapat dibuka kembali setelah ditandai sebagai selesai dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih grup peserta yang ingin Anda buka kembali dan klik Buka kembali.
- Jika Anda ingin membuat sesi baru atau memperbarui jadwal, klik Buka kembali. Setelah dibuka kembali, statusnya akan berubah menjadi "Berlangsung," dan tanggal berakhir akan diperpanjang satu tahun secara default (hingga maksimum 3 tahun).
- Pilih jadwal berulang untuk membuat beberapa sesi secara otomatis, atau buat sesi ad-hoc sesuai kebutuhan.
Videokonferensi Kustom Saat Membuka Kembali Grup Peserta
Jika grup peserta yang Anda buka kembali sebelumnya menggunakan videokonferensi kustom, iECHO akan secara otomatis mengalihkannya ke Zoom secara default. Untuk terus menggunakan pengaturan kustom Anda, buka pengaturan grup peserta dan masukkan kembali detail videokonferensi Anda.
- Grup peserta sebelumnya ditandai sebagai selesai 6 bulan setelah tanggal berakhirnya terlewati.
- Grup kini ditandai Selesai secara otomatis pada tanggal berakhirnya.
- Admin program akan menerima pengingat 1 bulan dan 1 minggu sebelum kelompok berakhir.
- Untuk memastikan konsistensi data, semua grup yang kadaluarsa akan ditandai sebagai Selesai pada 31 Juli 2025.
Mengalami masalah? Lihat Panduan Pemecahan Masalah untuk solusi cepat atas masalah umum.
Artikel Terkait: