iECHO menyediakan menu pengaturan cepat bagi organisasi untuk mengelola nama kelompok peserta, jadwal, preferensi komunikasi, pengingat sesi, dan penyesuaian konferensi video. Antarmuka ini memungkinkan organisasi mengatur dan mengoordinasikan kegiatan, memastikan interaksi dan keterlibatan yang lancar dengan peserta.
- Umum – Edit nama, bahasa, dan status aktivitas kelompok peserta.
- Tanggal & Waktu – Atur atau perbarui jadwal sesi.
- Pendaftaran – Aktifkan atau nonaktifkan pendaftaran peserta untuk program publik.
- Komunikasi dan Pengingat – Konfigurasikan waktu pengingat sesi dan alamat email balasan.
- Sesi dan Konferensi Video – Atur tautan konferensi video kustom.
Untuk mengakses pengaturan kelompok:
- Dari beranda iECHO Anda, buka menu navigasi kiri lalu pilih Semua Program.
- Pilih program dan kelompok peserta yang ingin Anda perbarui.
- Klik Pengaturan di sudut kanan atas tampilan kelompok peserta.
Umum
Pengaturan umum memungkinkan organisasi untuk mengedit nama dan bahasa kelompok peserta. Hal ini memastikan kelompok diidentifikasi dengan benar dan dapat berkomunikasi dalam bahasa yang mereka pilih.
- Masukkan Nama.
- Pilih Bahasa.
Untuk menyimpulkan kelompok setelah semua sesi selesai, klik Tandai sebagai Selesai di bawah Status.
Catatan: Setelah kelompok peserta ditandai sebagai selesai, kelompok tersebut tidak akan lagi terlihat di halaman program Anda.
- Klik Simpan untuk menerapkan perubahan Anda.
Tanggal & Waktu
Pengaturan Tanggal & Waktu memungkinkan organisasi mengelola jadwal sesi, mengatur sesi berulang, dan menyesuaikan zona waktu. Ini memastikan semua peserta menerima informasi waktu sesi yang akurat.
- Atur atau perbarui Tanggal Berakhir kelompok peserta menggunakan pemilih kalender.
- Atur pengulangan grup ke Mingguan atau Bulanan, dan tentukan interval Ulangi setiap sesuai kebutuhan.
- Gulir ke bawah untuk mengatur hari, Waktu Mulai, dan Waktu Selesai untuk sesi.
- Pilih Zona Waktu dan Bahasa yang diinginkan untuk grup peserta.
- Klik Simpan untuk menerapkan perubahan Anda.
Pendaftaran
Untuk program publik, Anda dapat membuka atau menutup pendaftaran untuk mengatur apakah peserta baru dapat mendaftar untuk grup yang dipilih.
- Nonaktifkan sakelar pendaftaran.
- Klik Simpan untuk berhenti menerima pendaftaran baru.
Komunikasi dan Pengingat
Preferensi komunikasi memungkinkan organisasi menentukan alamat email yang ditunjuk untuk interaksi peserta. Fitur jadwal pengingat mengirimkan pengingat sesi otomatis agar peserta tetap mendapatkan informasi dan siap.
Catatan: Peserta yang melewatkan lima sesi berturut-turut dalam suatu grup akan berhenti menerima pengingat sesi otomatis untuk grup tersebut. Namun, mereka masih dapat masuk untuk bergabung dengan sesi dan mengakses konten grup.
Email Balas-ke
Alamat email balasan menerima tanggapan peserta terhadap pengingat sesi dan email cepat. Disarankan untuk menggunakan alamat email tim bersama.
- Klik Ubah.
- Masukkan alamat email yang diperlukan lalu klik Selesai.
Jadwal Pengingat
Konfigurasikan waktu pengingat sesi otomatis untuk peserta Anda:
- Pilih 30 menit, 45 menit, atau 60 menit tergantung kebutuhan grup.
- Klik Simpan.
Catatan:
1. Hanya satu interval pengingat yang dapat dipilih per kelompok peserta. Pengingat dikirim ke semua peserta dan anggota tim hub.
2. Jika tidak diubah, pengaturan pengingat bawaan akan mengirimkan pemberitahuan 30 menit sebelum sesi dimulai.
Sesi dan Konferensi Video
Untuk menggunakan platform konferensi video eksternal (seperti Google Meet atau Microsoft Teams) alih-alih sistem default, ikuti langkah-langkah berikut:
- Masukkan Nama Platform (seperti Google Meet atau Microsoft Teams).
- Tambahkan Tautan Konferensi Video.
Catatan :
1. Setelah ditambahkan, tautan konferensi video kustom tidak dapat diedit. Pastikan Anda memasukkan tautan yang benar.
2. Peserta dapat bergabung ke sesi dengan masuk ke iECHO dan mengklik Bergabung ke sesi.
3. iECHO tidak menyediakan dukungan teknis untuk platform konferensi video eksternal.
4. iECHO tidak bertanggung jawab atas gangguan pada platform konferensi video pihak ketiga.
5. Integrasi didukung untuk Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, dan sistem konferensi video lainnya.
6. Laporan Kehadiran tidak akan tersedia di iECHO untuk kelompok peserta yang menggunakan tautan konferensi video kustom.
7. Tautan berlaku untuk seluruh kelompok peserta, bukan sesi individu.