Membuat Jadwal Kelompok Peserta

Pelajari cara membuat, mengedit, dan menghapus jadwal berulang atau ad-hoc untuk kelompok peserta di iECHO.

iECHO mempermudah pengelolaan sesi ECHO Anda dengan menyediakan dua opsi penjadwalan yang praktis saat membuat grup peserta:

Berulang
(Jadwal Tetap)		Sesi yang berlangsung secara konsisten dan teratur, seperti mingguan atau bulanan.
Ad-hoc
(Tanpa Jadwal Tetap)		Sesi yang dijadwalkan secara ad-hoc, memungkinkan fleksibilitas dan spontanitas.

Berikut cara Anda dapat membuat jadwal dalam grup peserta tergantung pada program Anda:

Membuat jadwal berulang

iECHO memungkinkan organisasi untuk menjadwalkan sesi berulang saat membuat kelompok peserta.

Masukkan rincian berikut:

  • Nama kelompok peserta: Disarankan untuk memiliki nama yang unik dan dapat diidentifikasi bagi individu yang menghadiri sesi ECHO bersama. Nama tersebut harus jelas dan deskriptif, mencerminkan tujuan kelompok, seperti "Diabetes Care Team" atau "Mental Health Professionals."
  • Tanggal mulai: Tanggal sesi ECHO pertama yang direncanakan dari kelompok peserta.
  • Tanggal selesai: Tanggal sesi ECHO terakhir yang direncanakan dari kelompok peserta.

    Tanggal selesai hanya bisa hingga 3 tahun setelah tanggal mulai. Untuk program berkelanjutan tanpa tanggal selesai, Anda dapat memperbaruinya setelah 3 tahun.

  • Berulang: Jika kelompok peserta Anda memiliki jadwal tetap, centang kotak di samping Berulang dan pilih Mingguan atau Bulanan sesuai kebutuhan.
    • Untuk Mingguan, pilih dari menu drop-down Ulangi setiap (berkisar antara 1–3 minggu).
    • Untuk Bulanan, pilih dari menu drop-down Ulangi setiap (berkisar antara 1–6 bulan). Pilih Diulang Pada dari menu drop-down untuk minggu dalam bulan tersebut.
  • Waktu mulai: Perkiraan waktu mulai sesi.
  • Waktu selesai: Perkiraan waktu selesai sesi.
  • Bahasa: bahasa yang akan digunakan dalam kohort.

Tonton video ini untuk mempelajari cara membuat jadwal berulang:

Buat jadwal ad-hoc

iECHO juga memungkinkan pembuatan sesi tunggal bila diperlukan secara ad-hoc tanpa jadwal tetap.

  1. Buka halaman utama iECHO Anda.
  2. Buka halaman Program dengan mengklik Lihat selengkapnya.
  3. Pilih program tempat Anda ingin membuat sesi untuk kelompok peserta tertentu.
  4. Di bagian Jadwal, klik Buat Sesi Baru.
  5. Masukkan detail sesi yang akan dibuat, seperti Topik, Tanggal mulai, Waktu mulai, Waktu selesai, dan Deskripsi.
  6. Klik Kirim. Sesi akan tersedia dalam daftar sesi kronologis.

Edit atau hapus sesi

iECHO memungkinkan Anda untuk mengedit atau menghapus sesi jika jadwal berubah atau jika sesi tidak sengaja dibuat:

  1. Dari halaman utama iECHO Anda, buka panel kiri lalu pilih Semua Program.
  2. Pilih program tempat Anda ingin mengedit atau menghapus sesi untuk kelompok peserta tertentu.
  3. Di bagian Jadwal, pilih sesi yang perlu Anda edit atau hapus menggunakan tombol Edit atau Hapus.
  • Menggunakan Edit Sesi, Anda dapat memperbarui detail sesi, termasuk Topik, Tanggal & Waktu, dan Deskripsi. Anda juga dapat memberi tahu peserta melalui email dengan undangan kalender terbaru dengan mengaktifkan tombol sakelar.
  • Dengan menggunakan Hapus, Anda dapat menghapus sesi yang tidak lagi diperlukan.

Catatan: Sesi tidak dapat dihapus 30 menit sebelum waktu mulai yang dijadwalkan setelah tombol edit sesi dinonaktifkan dan platform memicu pengingat sesi kepada peserta.