Un groupe de participants se compose d'individus qui apprennent ensemble, assistant à plusieurs séances pour suivre le curriculum du programme. Ces groupes sont similaires à des cohortes au sein d'un même programme, progressant dans le contenu au même rythme.
Les groupes de participants peuvent être créés selon :
- Différents niveaux de compréhension : Par exemple, vous pouvez séparer les cohortes pour les médecins, les infirmiers praticiens et les assistants médicaux, avec un contenu adapté à l'expertise de chacun.
- Horaires des séances : Les groupes peuvent être organisés selon le moment où les séances sont programmées. Par exemple, une cohorte peut se réunir tous les lundis de 9 h 00 à 10 h 00, tandis qu'une autre peut se réunir le samedi et le dimanche de 9 h 00 à 10 h 00. Chaque calendrier nécessite un groupe d'apprenants distinct.
- Créer un groupe de participants
- Créer un groupe de participants pour un programme existant
- Modifier un groupe de participants
- Rouvrir un groupe de participants
Voici comment créer un groupe de participants :
Créer votre premier groupe de participants (cohorte)
Les groupes de participants vous permettent d'organiser votre programme ECHO en participants et en sessions. Vous pouvez avoir un ou plusieurs groupes de participants actifs à tout moment.
Les groupes de participants (cohortes) vous aident à organiser un vaste programme en une structure plus petite et plus facile à gérer. Par exemple, vous pourriez avoir un groupe de participants qui se réunit tous les mercredis et un autre qui se réunit tous les vendredis.
Vous pourriez également avoir un programme dans lequel une seule cohorte / un seul groupe de participants est actif à la fois ; tous les quelques mois, le groupe de participants termine le curriculum et de nouveaux participants rejoignent une nouvelle cohorte.
iECHO offre un moyen simple et flexible de structurer le programme de la manière la plus efficace possible. Si vous avez besoin de conseils ou de suggestions sur la façon de structurer votre programme, contactez votre représentant de compte.
iECHO vous invitera à créer un groupe de participants après avoir créé votre programme.
- Saisissez les informations relatives au groupe de participants :
- Nom du groupe de participants : Un nom descriptif pour votre cohorte, comme une convention numérique telle que Cohorte 1, Cohorte 2, etc.
Veuillez ne pas utiliser de caractères spéciaux (tels que "-", "/" ou ";") lorsque vous nommez un groupe de participants.
- Date de début : La date de la première session ECHO dans ce groupe de participants.
- Date de fin : La date de la dernière session ECHO prévue dans le groupe de participants. Un groupe de participants peut être créé jusqu'à 3 ans à l'avance.
- Répétition : Si votre groupe de participants a un calendrier fixe, vous pouvez planifier plusieurs sessions récurrentes entre la date de début et la date de fin du groupe.
Exemple : Si une session est planifiée toutes les deux semaines pour les 2 prochaines années, les lundis de 9 h 00 à 11 h 00, sélectionnez la fonctionnalité de répétition pour générer automatiquement les sessions.
Vous pouvez également planifier des sessions mensuelles récurrentes sur iECHO en sélectionnant Mensuel et en choisissant la semaine de déroulement (première, deuxième, troisième ou quatrième semaine).
- Langue : La langue dans laquelle la cohorte sera menée.
Dans quelle langue le participant reçoit-il l'invitation au programme ?
- Les utilisateurs inscrits sur iECHO qui participent à d'autres programmes recevront les invitations dans leur langue de préférence.
- Les nouveaux utilisateurs qui ne se sont pas encore inscrits sur iECHO recevront les invitations dans la langue définie pour le groupe de participants.
Créer un groupe de participants pour un programme existant
- Depuis votre page d'accueil iECHO, ouvrez le panneau de gauche et sélectionnez Tous les programmes.
- Sélectionnez le programme sous lequel vous souhaitez créer un nouveau groupe de participants.
- Cliquez sur Créer un groupe de participants.
- Saisissez les informations relatives au groupe de participants.
Remarque : La limite par défaut pour inviter des participants à un groupe de participants est de 450. Pour demander une augmentation de cette limite, contactez support@iecho.org.
Regardez ce tutoriel vidéo sur la façon de créer un groupe de participants :
Modifier un groupe de participants
Les propriétaires de hub et les administrateurs de hub peuvent modifier les détails du groupe de participants :
- Cliquez sur Paramètres sur la carte du groupe de participants.
- Apportez les modifications nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Veuillez noter :
1. Une fois que vous avez cliqué sur Marquer ce groupe de participants comme terminé, toutes les sessions futures sous ce groupe seront automatiquement supprimées et aucune nouvelle session ne pourra être créée dans le groupe.
2. Lorsqu'un groupe de participants est marqué comme terminé, vous devez rouvrir le groupe pour pouvoir y apporter d'autres modifications.
Rouvrir un groupe de participants
Les groupes de participants peuvent être rouverts après avoir été marqués comme terminés en suivant ces étapes :
- Sélectionnez le groupe de participants que vous souhaitez rouvrir et cliquez sur Rouvrir.
- Si vous souhaitez créer de nouvelles sessions ou mettre à jour le calendrier, cliquez sur Rouvrir. Une fois rouvert, le statut passera à « En cours » et la date de fin sera prolongée d'un an par défaut (jusqu'à un maximum de 3 ans).
- Sélectionnez un calendrier récurrent pour créer automatiquement plusieurs sessions, ou créez des sessions ponctuelles au besoin.
Visioconférence personnalisée lors de la réouverture d'un groupe de participants
Si un groupe de participants que vous rouvrez utilisait auparavant une visioconférence personnalisée, iECHO le basculera automatiquement sur Zoom par défaut. Pour continuer à utiliser votre configuration personnalisée, accédez aux paramètres du groupe de participants et saisissez à nouveau les détails de votre visioconférence.
- Les groupes de participants étaient auparavant marqués comme terminés 6 mois après l'échéance de leur date de fin.
- Les groupes sont désormais automatiquement marqués comme Terminés à leur date de fin.
- Les administrateurs du programme recevront des rappels 1 mois et 1 semaine avant la fin d'un groupe.
- Afin de garantir la cohérence des données, tous les groupes expirés seront marqués comme Terminés le 31 juillet 2025.
Vous rencontrez des difficultés ? Consultez les Directives de dépannage pour trouver des solutions rapides aux problèmes courants.
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