iECHO simplifie la gestion de vos sessions ECHO en proposant deux options de planification pratiques lors de la création d'un groupe de participants :
| Répétitif (horaire fixe) | Des sessions qui ont lieu de manière régulière et constante, par exemple chaque semaine ou chaque mois. |
| Ponctuel (sans horaire fixe) | Des sessions planifiées au cas par cas, ce qui permet de la flexibilité et de la spontanéité. |
Voici comment vous pouvez créer un calendrier dans un groupe de participants en fonction de votre programme :
Créer un calendrier récurrent
iECHO permet aux organisations de planifier des sessions récurrentes lors de la création d'un groupe de participants.
Saisissez les informations suivantes :
- Nom du groupe de participants : Il est recommandé d'avoir un nom unique et identifiable pour les personnes assistant ensemble aux sessions ECHO. Il doit être clair et descriptif, reflétant l'objectif du groupe, comme « Équipe de soins du diabète » ou « Professionnels de la santé mentale ».
- Date de début : La date de la première session ECHO prévue pour le groupe de participants.
- Date de fin : La date de la dernière session ECHO prévue pour le groupe de participants.
La date de fin ne peut dépasser 3 ans après la date de début. Pour les programmes en cours sans date de fin, vous pourrez mettre cela à jour après 3 ans.
- Récurrent : Si votre groupe de participants a un horaire fixe, cochez la case à côté de Récurrent et sélectionnez Hebdomadaire ou Mensuel selon vos besoins.
- Pour Hebdomadaire, choisissez dans le menu déroulant Répéter tous les (entre 1 et 3 semaines).
- Pour Mensuel, choisissez dans le menu déroulant Répéter tous les (entre 1 et 6 mois). Choisissez Répéter le dans le menu déroulant pour indiquer la semaine du mois.
- Heure de début : L'heure prévue de début de la session.
- Heure de fin : L'heure prévue de fin de la session.
- Langue : La langue dans laquelle la cohorte sera dispensée.
Regardez cette vidéo pour apprendre à créer un calendrier récurrent :
Créer une planification ponctuelle
iECHO permet également de créer une session unique si nécessaire, de manière ponctuelle, sans calendrier fixe.
- Accédez à votre page d'accueil iECHO.
- Accédez à la page Programmes en cliquant sur Voir plus.
- Sélectionnez le programme pour lequel vous souhaitez créer une session pour un groupe de participants particulier.
- Dans la section Calendrier, cliquez sur Créer une nouvelle session.
- Saisissez les détails de la session à créer, tels que Sujet, Date de début, Heure de début, Heure de fin et Description.
- Cliquez sur Soumettre. La session sera disponible dans la liste chronologique des sessions.
Modifier ou supprimer une session
iECHO vous permet de modifier ou de supprimer une session si le calendrier change ou si elle a été créée par erreur :
- Depuis votre page d'accueil iECHO, ouvrez le panneau de gauche et sélectionnez Tous les programmes.
- Sélectionnez le programme pour lequel vous souhaitez modifier ou supprimer une session pour un groupe de participants particulier.
- Dans la section Calendrier, sélectionnez la session que vous devez modifier ou supprimer à l'aide du bouton Modifier ou Supprimer.
- En utilisant Modifier la session, vous pouvez mettre à jour les détails de la session, notamment le Sujet, la Date et heure et la Description. Vous pouvez également informer les participants par e-mail avec une invitation de calendrier mise à jour en activant le bouton bascule.
- En utilisant Supprimer, vous pouvez supprimer les sessions qui ne sont plus nécessaires.
Remarque : Une session ne peut plus être supprimée 30 minutes avant l'heure de début prévue, une fois le bouton de modification de session désactivé et l'envoi des rappels de session aux participants déclenché par la plateforme.
