Réaliser des évaluations et d'autres sondages

La fonctionnalité de création de formulaires dans iECHO offre un moyen simple de créer et de gérer des formulaires. Elle vous permet de créer des évaluations, des sondages et des formulaires de commentaires personnalisés. Vous pouvez prévisualiser votre formulaire en temps réel, garantissant qu'il répond à vos besoins avant de le publier. Cette fonctionnalité s'intègre parfaitement au système de gestion des données d'iECHO, permettant une collecte, une analyse et un suivi efficaces des réponses.

Il y a trois composants dans les formulaires :

Les types de formulaires que vous pouvez créer sur iECHO :

Différents types de questions disponibles dans le créateur de formulaires :

Créer un formulaire

Voici comment créer un formulaire sur iECHO :

1. Accédez à votre page d'accueil iECHO.
2. Accédez à la page Programmes en cliquant sur Voir plus .
3. Sélectionnez le programme pour lequel vous souhaitez créer des formulaires dans un groupe de participants.
4. Accédez à la section Formulaires , puis sélectionnez Générateur de formulaires et autres enquêtes.
5. Cliquez sur le bouton Créer un formulaire.

6. Sélectionnez le type de formulaire dans la liste.

7. Après la sélection, iECHO vous proposera l'option de Créer un nouveau ou Copier l'évaluation depuis
8. Cliquez sur Créer un nouveau et iECHO vous réorientera vers un générateur de formulaires.

Composants du générateur de formulaires

Prenons un exemple et voyons comment créer un formulaire :

L'Université des sciences psychologiques est une organisation dédiée à l'étude approfondie et à l'avancement du domaine de la psychologie. Elle propose un programme intitulé « Programme ECHO Master of Science in Autism Diagnosis and Intervention for Adults » conçu pour doter les étudiants des connaissances et des compétences pratiques nécessaires pour diagnostiquer et proposer des interventions efficaces auprès des adultes présentant un trouble du spectre de l'autisme (TSA).

Elle souhaite créer un formulaire de pré-évaluation afin d'évaluer les connaissances des participants avant la session.

Détails de base

1. Indiquez le Titre du formulaire et ajoutez également une Description précisant l'objectif ou les détails du formulaire.
2. Ajoutez l'Image de couverture du formulaire. L'image de couverture est une introduction visuelle au formulaire, qui donne le ton et améliore l'engagement. Elle apparaît en haut du formulaire et permet de :

Nommons le formulaire Fondements du diagnostic et de l'évaluation de l'autisme, puis ajoutons une courte description et une image de couverture.

Ajouter des questions

1. S'il y a plusieurs sections dans le formulaire, modifiez le nom de la section en cliquant sur le bouton modifier situé dans le menu déroulant à trois points.

Vous pouvez ajouter un nom et une courte description de la section.

Ici, nous avons renommé la section 1 en Contexte et expérience.

Dans cette section, ajoutons deux types de questions : réponse courte et réponse longue :

2. Ajoutez le Texte de la question et une courte description de la question si nécessaire.
3. Sélectionnez un Type de question.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Pour ajouter une autre question, cliquez sur Ajouter un nouveau.

Créons une autre section dans le formulaire et renommons-la en Comprendre les troubles du spectre de l'autisme

Pour ajouter une autre section :

6. Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Nouvelle section. Pour renommer, cliquez sur Modifier et renommez.

7. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Paramètres avancés

Examinons un exemple pour chacun de ces paramètres :

➡️ Points

Les points répondent à deux cas d'usage. Pour activer la fonctionnalité des points, activez le bouton bascule points :

1. Attribuer une pondération à l'option correcte : Par exemple : dans les questions à choix unique et à choix multiple, vous souhaitez attribuer une pondération à la réponse correcte.

Ajoutons une question à choix unique au formulaire.

La bonne réponse est la première option – « Un trouble du neurodéveloppement ». Pour attribuer une pondération à l'option correcte, attribuez 100 % à cette option et 0 % aux trois autres options.

Ajoutons également une question à choix multiple au formulaire.

Ici, quatre options sur cinq sont correctes, nous attribuons donc une pondération de 25 % à chaque bonne réponse.

2. Attribuer une pondération à la question : En cas de réponse correcte, combien de points seront attribués à chaque question.

Exemple :

Si les questions à choix unique et à choix multiple reçoivent une réponse correcte, 2 et 5 points seront attribués respectivement.

ajoutez simplement des points à chaque question en cliquant sur l'icône de points située juste à côté de l'icône d'image.

🔤 Multilingue

Les formulaires peuvent être créés en plusieurs langues ; cependant, les langues doivent être saisies par la personne qui crée le formulaire. Pour activer les fonctionnalités multilingues et ajouter différentes langues, activez le Multilingue.

Ajoutons les questions mentionnées ci-dessus en français.

1. Cliquez sur Ajouter une langue situé juste à côté de la question.
2. Cliquez sur Nouvelle langue et sélectionnez le français.

3. Saisissez la question et ses options en langue française.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Cela permettra aux répondants d'accéder aux questions et d'y répondre en français.

↔️ Questions conditionnelles

Une question qui ne s'affiche pour un répondant que en fonction de sa réponse à une question précédente. Elle ajoute une couche de logique dynamique à un formulaire ou un sondage, le rendant plus personnalisé et efficace.

• Dépendance : Une question conditionnelle dépend de la réponse à une autre question (la question « parente »). Si le répondant répond à la question parente d'une certaine manière, la question conditionnelle s'affiche. S'il répond différemment, la question conditionnelle est ignorée.
• Pertinence : Les questions conditionnelles garantissent que les répondants ne voient que les questions qui sont pertinentes par rapport à leur situation ou à leurs réponses précédentes. Cela évite de poser des questions inutiles ou déroutantes, améliorant ainsi l'expérience du répondant et la qualité des données recueillies.
• Efficacité : En ignorant les questions non pertinentes, la logique conditionnelle rend le formulaire plus court et plus rapide à remplir, ce qui augmente le taux de finalisation.
• Personnalisation : Les questions conditionnelles vous permettent d'adapter l'expérience du sondage à chaque répondant, la rendant plus personnalisée et stimulante.

Voici comment vous pouvez ajouter une question conditionnelle :

1. Activez le commutateur question conditionnelle.
2. Sélectionnez l'option dans laquelle vous souhaitez ajouter la question conditionnelle et cliquez sur l'icône conditionnelle.

3. Cliquez sur Ajouter une nouvelle question.
4. Ajoutez le texte de la question et le type de question, puis cliquez sur enregistrer.

⬇️ Importer des questions

iECHO vous permet d'importer des questions à partir de formulaires existants dans tous les programmes et groupes de participants d'une organisation.

Pour importer des questions :

1. Activez l'option Importer des questions.
2. Cliquez sur Importer depuis la banque de questions.

3. Une banque de questions s'affiche, sélectionnez la question que vous souhaitez importer.

4. iECHO ajoutera cette question au formulaire.

🚻 Soumission de formulaire anonyme

Ce paramètre vous permet de recueillir des réponses honnêtes et imparciales sans capturer les informations des participants. Idéal pour les enquêtes de satisfaction, les évaluations et toute situation où l'objectivité est essentielle.
Pour activer la soumission de formulaires anonymes

1. Dans les paramètres avancés, sélectionnez Soumission de formulaire anonyme.
2. Une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous demander de confirmer - sélectionnez Mettre à jour.
   

1. Poursuivez la création du reste du formulaire comme vous le feriez normalement.

Enregistrer et partager le questionnaire

1. Une fois toutes les questions requises ajoutées, cliquez sur Aperçu pour prévisualiser le questionnaire.
2. Si nécessaire, apportez les modifications, puis cliquez sur Publier.
3. Pour partager le questionnaire, sélectionnez le programme et le groupe de participants dans lesquels vous avez créé le formulaire en cliquant sur Afficher tous les programmes sur la page d'accueil.
4. Dans la section Forms, sélectionnez Form Builder and Other Surveys.
5. Identifiez le formulaire que vous souhaitez partager avec vos participants, cliquez sur le menu à trois points situé juste à côté du formulaire et cliquez sur share.

6. Maintenant, soit

• Partagez le formulaire directement avec les participants à l'aide du lien de partage. Cliquez sur Copy Form Link pour copier le lien, ou
• Cliquez sur Go to participants , sélectionnez les participants auxquels vous souhaitez envoyer le formulaire et cliquez sur Share Assessment. iECHO déclenche l'envoi d'un e-mail ou d'un SMS/WhatsApp (si disponible dans le pays du participant) contenant le lien du formulaire.

Réponses

La section Réponses recueille les réponses soumises en temps réel via le formulaire.

Pour accéder aux réponses :
1. Cliquez sur l'onglet Forms, sélectionnez Form Builder and Other Surveys.

1. Identifiez le formulaire pour lequel vous souhaitez consulter les réponses.
2. Cliquez sur le menu à trois points, puis cliquez sur Manage.

1. Cliquez sur l'onglet responses dans le créateur de formulaires et accédez aux données pertinentes.

Elle propose deux vues principales :

1. Répondants

Cette vue affiche la liste des personnes ayant soumis des réponses. Pour chaque répondant, vous pouvez voir :

• Leur nombre total de points (si la notation est activée)
• La date à laquelle ils ont rempli le formulaire

Cliquer sur le nom d'un répondant vous permet de :

• Consulter ses réponses détaillées pour chaque question
• Voir les points qu'il a obtenus
• Comparer ses réponses avec les bonnes réponses

2. Réponses

Cette vue fournit une représentation visuelle des réponses pour chaque question, ainsi que la bonne réponse (si une pondération est attribuée).

Comment afficher les réponses :

1. Sélectionnez la question que vous souhaitez analyser.

2. Choisissez une vue :

Examinez les réponses en fonction de la vue sélectionnée.

Vue conventionnelle

Pour afficher les réponses individuelles de chaque répondant, cliquez sur son nom : ses réponses ainsi que son score s'afficheront.

Représentation graphique

La représentation graphique aide à visualiser les tendances de réponse pour chaque question. Il en existe deux types :

🔹 Diagramme circulaire – Affiche la répartition des réponses en pourcentage. Chaque secteur représente une option de réponse, ce qui facilite la comparaison des proportions.

🔹 Graphique à barres – Affiche le nombre de réponses pour chaque option sous forme de barres. Ce format est utile pour identifier les tendances et comparer la popularité des différentes réponses.

Créer une copie d'un formulaire existant

Pour créer une copie d'un formulaire existant :

1. Cliquez sur l'onglet Formulaires, sélectionnez Créateur de formulaires et autres sondages.
2. Sélectionnez Créer un formulaire et choisissez le type de formulaire.
3. Sous Copier les évaluations depuis, sélectionnez le formulaire dont vous souhaitez créer une copie ; le créateur de formulaires s'ouvrira dans un onglet séparé.
4. Apportez les modifications nécessaires et cliquez sur Aperçu ou Publier, respectivement pour revoir le formulaire et le publier.
5. Suivez les mêmes étapes mentionnées ici pour partager le formulaire.

Activer et désactiver des formulaires

iECHO vous permet d'activer ou de désactiver des évaluations et des sondages en fonction de votre calendrier.

1. Accédez aux programmes en sélectionnant Tout afficher à côté de Programmes que je gère.
2. Sélectionnez le groupe de participants dans lequel vous avez créé le formulaire que vous souhaitez désactiver.
3. Cliquez sur l'onglet Formulaires, puis sélectionnez Créateur de formulaires et autres sondages.
4. Localisez le formulaire que vous souhaitez désactiver. Dans la colonne Statut, utilisez le menu déroulant pour sélectionner Désactivé.

5. Un message de confirmation, Statut mis à jour avec succès, apparaîtra en haut de la page.

Cela désactivera le formulaire et empêchera les participants de soumettre d'autres réponses. Vous pouvez maintenant procéder au partage de la prochaine évaluation. Si vous souhaitez activer le formulaire plus tard, vous pouvez le faire en utilisant le même menu déroulant.

Par exemple :

Maintenant que la session est terminée, vous souhaitez envoyer le formulaire de post-évaluation et désactiver le formulaire de pré-évaluation afin d'empêcher d'autres soumissions.

Vous avez créé un Formulaire de pré-évaluation pour une session intitulée Diagnostic et intervention précoce dans le programme Master of Science en diagnostic et intervention dans l'autisme chez l'adulte ECHO. La session était programmée le 14 septembre 2024 de 12 h 00 à 14 h 00. Vous avez partagé le formulaire à l'avance avec tous les participants, leur demandant de soumettre leurs réponses avant le début de la session.

Maintenant que la session commence, vous souhaitez désactiver le formulaire et revoir leurs réponses. Vous pouvez le faire en suivant les étapes mentionnées ci-dessus.

Vidéos de présentation

Générateur de formulaires d'iECHO : Fonctionnalités de base 

Générateur de formulaires d'iECHO : Fonctionnalités avancées

FAQ (Foire Aux Questions)

Comment changer la langue du formulaire ?

• Cliquez sur le bouton « Langue » du formulaire pour passer d'une langue à l'autre

Existe-t-il un moyen de voir le nombre de réponses reçues pour une évaluation ?

Le nombre de réponses est visible dans Évaluations et autres enquêtes, en face de chaque formulaire. Pour afficher les données en temps réel, actualisez la page ou sélectionnez Gérer dans le menu à trois points.

L'évaluation/le formulaire peut-il être administré/partagé avec les participants invités ?

Dans le générateur de formulaires, lors de la création d'une question :

• Saisissez la question et la description.
• Sélectionnez le type de question.
• Cliquez sur la petite case intitulée « points »
• Attribuez des points à la question.
• Cliquez sur Enregistrer.

Des caractères spéciaux apparaissent dans les rapports d'évaluation ?

Remarquez-vous des erreurs dans vos « Rapports d'évaluation multilingues » ?

Si une personne crée un document sur un ordinateur avec une version linguistique de MS Office, ce document peut s'afficher différemment lorsqu'il est partagé avec une autre personne qui ne possède pas ces polices installées sur son ordinateur. Les programmes Office remplaceront la police d'origine par la police installée la plus proche, ce qui peut entraîner un espacement étrange entre les caractères. Vous pouvez ajouter la langue dont vous avez besoin pour que les polices s'affichent correctement.

Découvrez comment ajouter une langue et les polices associées

Existe-t-il un moyen d'ajouter des questions visuelles ou basées sur des images ?

Oui, vous pouvez sélectionner le type de question, ajouter le texte, cliquer sur l'icône image et sélectionner une image sur votre ordinateur que vous souhaitez ajouter.