Dos documentos dan forma a casi todo lo que los participantes experimentan en un programa ECHO: el plan de estudios, que les dice qué aprenderán y cuándo, y el formulario de presentación de casos, que trae sus problemas del mundo real a la sesión. Ninguno tiene por qué ser perfecto el primer día. Esta guía explica cómo los equipos del hub elaboran ambos, las formas que puede adoptar un plan de estudios, cómo es una primera sesión y los pros y contras de diseñar un formulario de casos que la gente realmente llene.
Este artículo es una adaptación de «Desarrollo del plan de estudios y plantilla de presentación de casos», una sesión del ECHO Institute en su Capacitación de Lanzamiento para Socios presentada por su equipo de programas.
Parte 1: Cómo desarrollar su plan de estudios
1. Identifique a los expertos que lo crearán
Comience con las personas que conocen el tema. Los facilitadores, directores de programas y expertos en la materia elaboran el plan de estudios: conocen el campo y son el mejor punto de partida al decidir qué temas debe cubrir el grupo.
Los gerentes y coordinadores de programas trabajan junto a ellos para programar las reuniones de planificación y mantener la información organizada. Un patrón habitual es una serie corta de reuniones de planificación, normalmente tres o cuatro, en las que el equipo del hub revisa los objetivos del programa, su declaración de trabajo o la subvención financiada, y utiliza esto como base para el plan de estudios.
¿Planea ofrecer acreditación? Si tiene la intención de ofrecer créditos de educación continua, un experto en ese campo específico debe participar en sus reuniones de planificación para que los créditos sean válidos. Por ejemplo, para ofrecer créditos de trabajo social, un trabajador social debe formar parte de su equipo del hub.
2. Alinee con sus metas, objetivos y entregables
El plan de estudios debe estar alineado con las metas y objetivos educativos del programa, por lo que debe identificarlos y priorizarlos primero. Un marco básico abarca qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y cómo sabrá si se ha logrado. Esta última parte se conecta directamente con la retroalimentación y la evaluación del programa.
A partir de ahí, llene el calendario con temas complementarios que se desarrollen de manera progresiva. Es más fácil cuando el equipo del hub ha formado parte del proceso desde el principio, porque a menudo ya cuentan con un esquema del plan de estudios. Si su subvención especifica entregables curriculares concretos, el gerente del programa suele hacer un seguimiento de estos y trabaja con el equipo del hub para garantizar su cumplimiento.
3. Realice una evaluación de necesidades
Una evaluación de necesidades es la clave para entender quiénes son sus participantes y qué desean aprender. Recopile tanta información como sea posible. Un error común es asumir que, como expertos, ya sabemos lo que los participantes quieren o necesitan. Con frecuencia se demuestra lo contrario.
Una buena evaluación abarca:
- Los resultados deseados y las expectativas del programa
- El conocimiento actual y la confianza de los participantes en los temas que planea cubrir. Si el plan de estudios es demasiado básico o demasiado complejo, los participantes pierden el interés.
- Los temas que se cubrirán y, cuando sea posible, muestras de las evaluaciones que utilizará
- Datos sobre el estado actual del problema, como un elevado uso de la atención médica, las puntuaciones de los estudiantes en pruebas estandarizadas o los tiempos de espera para la atención especializada
- Las percepciones, barreras y desafíos de los participantes, así como las tendencias actuales en el campo
Las encuestas de iECHO son una forma de realizar la evaluación; consulte Cómo realizar evaluaciones y otras encuestas.
4. Busque en PERL
La Biblioteca de Recursos de Project ECHO (PERL) contiene currículos y materiales de las sesiones del ECHO Institute y socios de todo el mundo. Úselos como ejemplo e inspiración, y agregue su propio currículo cuando esté listo para que otros puedan aprender de él.
¿Cómo debería ser su currículo?
No existe una única forma correcta. Estos son cuatro patrones comunes y muchos programas los combinan.
| Patrón | Cómo funciona | Ideal para | Tenga en cuenta |
|---|---|---|---|
| Módulos | Las sesiones se agrupan en bloques temáticos, como un bloque de diabetes seguido de un bloque de tiroides. | Temas de amplio contenido que no caben en una sola sesión; ayuda a que los participantes vean lo que vendrá. | No todo el currículo tiene que ser modular. Un programa de cardiología ofreció un único módulo de verano sobre evaluaciones físicas deportivas para estudiantes atletas porque era el momento oportuno. |
| Repetitivo | El mismo currículo se imparte año tras año, actualizándose cada vez que se imparte. | Programas continuos con una audiencia constante. | Algunos participantes sienten que ya lo han escuchado antes, sin embargo, muchos informan aprender algo nuevo la segunda vez. Una "parte 2" que profundice en los temas del primer año funciona bien, como pasar de Química 1 a Química 2. |
| Cohortes | Un conjunto limitado de temas se ofrece durante unos meses y luego se repite con un grupo nuevo. | Capacitar a varios grupos al año; los socios educativos a menudo ofrecen cohortes en primavera y otoño según el calendario escolar. | No existe una duración o frecuencia estándar. Considere una sesión continua a la que los graduados puedan seguir asistiendo para que la comunidad que construyó no se disuelva. |
| Justo a tiempo | Los temas se eligen a partir de los comentarios en tiempo real de los participantes y se planifican con solo unos pocos meses de anticipación, mientras que el resto se marca como pendiente de definición. | Campos de rápido cambio. Este patrón funcionó bien durante la COVID-19, cuando las orientaciones cambiaban constantemente. | Exige un equipo de hub sólido y una participación constante, porque se va creando el plan de estudios sobre la marcha. |
La planificación mes a mes también puede funcionar, pero solo con un equipo de hub sólido y una participación constante.
Su primera sesión de ECHO
La primera sesión suele estar más repleta de información que cualquier otra, y el equipo del hub habla más. Esta es la agenda que utilizan muchos equipos de programa cuando se lanzan:
- Bienvenida.
- Introducción al programa. Explique los objetivos y lo que los participantes pueden esperar. Muéstreles dónde encontrar recursos y materiales, ya sea en su sitio web o en los anuncios de iECHO.
- Visión general de ECHO. Para muchas personas, esta es su primera sesión de ECHO. Están acostumbradas a los webinarios, donde hay pocas oportunidades de participar, así que enfatice el modelo Todos enseñan, todos aprenden. Hágalo breve: qué es ECHO, por qué comenzó y cómo funciona el modelo.
- Presentación didáctica. Una presentación normal, tal vez más corta de lo habitual dada la agenda completa.
- Caso de muestra. Un colega puede estar dispuesto a presentar un caso real, pero lo más frecuente es que el equipo del hub presente un caso de muestra que haya creado o utilizado antes. Manténgalo sencillo. Si la muestra es demasiado compleja, los participantes pueden pensar que sus propios casos no son lo suficientemente buenos para presentarlos. Un caso de muestra enseña cómo se presenta un caso y logra que las personas participen desde la primera sesión.
- Cierre. Presente un adelanto de la próxima sesión y haga los anuncios correspondientes.
Consejos
- Cree un ciclo de retroalimentación continua. La evaluación de necesidades ayudó antes del lanzamiento; la retroalimentación continua le mantiene informado sobre los temas que los participantes desean y los que no tuvieron éxito.
- Añada un espacio de “didáctica bajo demanda” o “ECHO abierto”. Le da un lugar para incluir un tema solicitado sin tener que reorganizar todo el plan de estudios.
- Utilice el plan de estudios para reclutar. Publíquelo en su sitio web, en anuncios y en folletos.
- Sea flexible. Su programa evolucionará y está bien cambiar el plan original. Ocurre con bastante frecuencia.
Parte 2: Desarrollo del formulario de presentación de casos
El aprendizaje basado en casos es uno de los cuatro pilares del Modelo ECHO, y los participantes coinciden constantemente en que aprenden más al analizar casos. Un caso invita a todos a contribuir, lo cual es Todos enseñan, todos aprenden en la práctica. El formulario de caso es la vía por la que esos casos llegan a su sesión, por lo que su diseño es importante.
Cuatro aspectos que deben equilibrarse
Cada formulario de caso equilibra la longitud, los tipos de casos que invita, las disciplinas a las que se dirige y su formato. Comparar formularios no significa que uno sea mejor que otro; cada uno está diseñado para su propio programa, y lo que funciona para uno puede no funcionar para el suyo.
Longitud
- Si utiliza el formulario para investigación o para cumplir con los entregables de una subvención, es posible que algunas preguntas sean obligatorias.
- Piense en sus participantes. ¿Tendrán tiempo para completar un formulario largo o esto los disuadirá de presentar un caso?
- ¿Es necesaria cada pregunta? ¿Podrían formularse algunas como preguntas de aclaración durante la sesión en su lugar?
- Si el formulario abarca todos los aspectos del caso, queda poco por discutir y la participación se ve perjudicada.
Algunos programas funcionan con éxito con formularios de cinco a siete páginas. Otros descubrieron que los formularios tan largos nunca se completaban debido a limitaciones de tiempo. A veces, lo simple es mejor.
Tipos de casos
- Los casos centrados en personas se enfocan en un individuo, como un paciente o un estudiante. Son el tipo más común, especialmente en los programas de atención médica.
- Los casos de sistemas analizan los procesos y cómo los participantes pueden mejorarlos. Son populares en los programas de mejora de la calidad. Un programa para residencias de ancianos, por ejemplo, analizó los mejores protocolos para permitir que los residentes salgan al exterior o interactúen manteniendo una distancia segura.
Muchos programas añaden casos de sistemas junto con casos centrados en personas, y algunos mantienen más de un formulario.
Preguntas multidisciplinarias
Un equipo del hub multidisciplinario ofrece recomendaciones desde muchos ángulos, y el formulario debe brindar a cada experto lo que necesita. Un programa de dolor crónico contó con unos nueve expertos en la materia en la llamada, incluidos un neurólogo, un médico internista, un psiquiatra, un farmacéutico y un quiropráctico. Su formulario preguntaba sobre las estrategias de manejo del dolor ya intentadas, las puntuaciones de las herramientas de detección y evaluación, y las comorbilidades psicológicas para que todos los miembros pudieran contribuir.
Lo contrario también es cierto: si su formulario está muy orientado a una sola disciplina pero su audiencia es variada, una parte de su audiencia sentirá que el formulario no es para ellos y no presentará un caso.
Formato
- PDF. Sigue siendo muy popular. Los participantes suelen escanear el formulario completado y enviarlo de vuelta al equipo del programa; algunos todavía lo envían por fax.
- PowerPoint. Los participantes descargan la plantilla, rellenan los campos resaltados y la envían de vuelta para presentar.
- Formulario en línea. La opción más reciente, creada en herramientas como Microsoft Forms, REDCap u Opinio. Si recopila información de pacientes, elija una opción segura.
Lecciones aprendidas
Un programa de mejora de la calidad para residencias de ancianos comenzó con un formulario de caso en PowerPoint modelado a partir de otros programas de mejora de la calidad. Los participantes no tenían tiempo para completarlo y consideraron que PowerPoint era demasiado avanzado. El equipo lo convirtió en un esquema sencillo de Word y recibió algunos casos más, pero no muchos. Tras otra revisión, se dieron cuenta de que estaban haciendo demasiadas preguntas. Hoy en día, el formulario solicita los datos del presentador y solo tres o cuatro preguntas; todo lo demás se debate en la sesión. También lo trasladaron a Internet para facilitar el acceso.
Cuando nuestro equipo de educación lanzó sus primeros programas, creó formularios enfocados en los estudiantes. En cuestión de dos sesiones, quedó claro que los participantes querían discutir casos sobre sistemas, y ese programa no ha vuelto a tener un caso enfocado en los estudiantes desde entonces.
Los formularios de casos son dinámicos. Pruebe el suyo, observe cómo lo utilizan los participantes y prepárese para modificarlo.
Recopilación de casos
- El participante completa el formulario del caso.
- El caso se envía al equipo del programa. En el caso de pacientes u otros casos de atención médica, asegúrese de que el envío sea seguro.
- El equipo del programa revisa el formulario y verifica que no contenga información de salud protegida. Evite preguntas que puedan revelar información identificable, pero revise cada envío y elimine dicha información si es necesario.
- El caso se envía a los facilitadores y expertos en la materia antes de la sesión. No todos los equipos del hub requieren este paso, así que consúltelo con el suyo. Permite que los expertos lleguen con recursos y recomendaciones preparados, aunque no siempre es posible cuando los casos llegan a último momento.
- El equipo del programa comparte el caso en pantalla mientras el participante expone. Dado que el equipo ya ha revisado y protegido la información del formulario, no hay riesgo de que aparezca información protegida en la pantalla.
En iECHO, consulte Cómo agregar a un presentador de casos para incluir al presentador en la agenda de la sesión.
Seguimiento de las recomendaciones
Durante la discusión, un miembro del equipo del hub toma notas y completa un formulario de recomendaciones del caso, el cual se envía al presentador después de la sesión. Esto también puede ser un formulario en línea.
En los casos médicos, añada un descargo de responsabilidad en el formulario de recomendaciones especificando que el equipo del hub no tiene una relación médico-paciente con el paciente y que las recomendaciones se realizaron durante una consulta de caso. Muchos proveedores añaden el formulario al expediente del paciente, por lo que esta es una práctica habitual en los programas del Instituto ECHO. Por ejemplo:
Tenga en cuenta que las consultas de casos de ECHO no crean ni establecen una relación médico-paciente entre ningún profesional médico del equipo del hub y cualquier paciente cuyo caso se presente en un entorno de ECHO.
Otras recomendaciones
- Añada un formulario de seguimiento y anime a los participantes a retomar sus casos originales para informar sobre cómo funcionaron las recomendaciones. Algunos programas programan sesiones de seguimiento.
- Fomente los casos ad hoc. Si no se ha enviado ningún caso o si queda tiempo, pregunte directamente a la red si ha surgido algo recientemente. Cuando una pregunta durante la presentación didáctica o la discusión pueda convertirse en un caso, el facilitador puede decir: «Esa pregunta es un excelente ejemplo de un caso ad hoc. Abran paso a preguntas de aclaración y luego obtengamos recomendaciones de la red». También es una excelente manera de mostrar cómo puede ser un caso.
- Cambie el nombre si es necesario. La palabra «caso» puede prestarse a confusión fuera de los programas de atención médica. Sea creativo.
- No exija que los casos coincidan con el tema del día. Sería ordenado, pero rara vez es viable, y los participantes que piensen que su caso debe coincidir podrían no presentar ninguno.
- Consulte [PERL](https://projectecho.box.com/s/0md844o0fw4bnywyuy6mrl3d175w4lsi) para ver ejemplos de formularios de casos de otros programas.
- Sea flexible.