Xây dựng khung chương trình và mẫu trình bày ca bệnh của bạn

Hai tài liệu định hình hầu như mọi thứ mà người tham gia trải nghiệm trong một chương trình ECHO: khung chương trình, cho họ biết họ sẽ học gì và khi nào, và mẫu trình bày ca bệnh, giúp đưa các vấn đề thực tế của họ vào buổi học. Cả hai không cần phải hoàn hảo ngay từ ngày đầu tiên. Hướng dẫn này sẽ đi qua cách các nhóm hub xây dựng cả hai, các hình thức mà một khung chương trình có thể có, buổi học đầu tiên diễn ra như thế nào và những đánh đổi khi thiết kế một mẫu trình bày ca bệnh mà mọi người thực sự sẽ điền.

Phần 1: Xây dựng khung chương trình của bạn

1. Xác định các chuyên gia sẽ xây dựng chương trình

Hãy bắt đầu với những người hiểu rõ chủ đề. Các điều phối viên, giám đốc chương trình và chuyên gia chuyên môn sẽ xây dựng khung chương trình: họ hiểu rõ lĩnh vực này và là lựa chọn tốt nhất để bắt đầu khi quyết định những chủ đề mà nhóm nên đề cập.

Các quản lý và điều phối viên chương trình làm việc cùng họ để lên lịch các cuộc họp kế hoạch và sắp xếp thông tin một cách trật tự. Mô hình phổ biến là một chuỗi ngắn các cuộc họp kế hoạch, thường là ba hoặc bốn buổi, trong đó nhóm hub xem xét lại các mục tiêu của chương trình, mô tả công việc hoặc khoản tài trợ được cấp, và dùng đó làm nền tảng cho khung chương trình.

2. Căn chỉnh phù hợp với mục đích, mục tiêu và kết quả bàn giao của bạn

Khung chương trình phải đồng bộ với các mục đích và mục tiêu giáo dục của chương trình, vì vậy hãy xác định và ưu tiên những yếu tố đó trước. Một khung cơ bản bao gồm những gì cần làm, làm như thế nào, khi nào làm và làm thế nào bạn biết nó đã đạt được. Phần cuối cùng đó liên kết trực tiếp với phản hồi và đánh giá chương trình.

Từ đó, hãy điền vào lịch trình các chủ đề bổ trợ lẫn nhau và phát triển nối tiếp nhau. Sẽ dễ dàng nhất khi nhóm hub đã tham gia vào quá trình ngay từ đầu, vì họ thường đến với một khung chương trình đã được phác thảo sẵn. Nếu khoản tài trợ của bạn quy định các kết quả bàn giao cụ thể về khung chương trình, quản lý chương trình thường sẽ theo dõi và làm việc với nhóm hub để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đó.

3. Tiến hành đánh giá nhu cầu

Đánh giá nhu cầu là chìa khóa để hiểu người tham gia của bạn là ai và họ muốn học gì. Hãy thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Một sai lầm phổ biến là giả định rằng, với tư cách là chuyên gia, chúng ta đã biết người tham gia muốn gì hoặc cần gì. Thực tế thường chứng minh chúng ta đã sai.

Một bài đánh giá tốt bao gồm:

• Các kết quả mong đợi và kỳ vọng của chương trình
• Kiến thức hiện tại và sự tự tin của người tham gia về các chủ đề bạn dự định đề cập. Nếu khung chương trình quá cơ bản hoặc quá phức tạp, người học sẽ mất hứng thú.
• Các chủ đề sẽ được đề cập và, nếu có thể, mẫu của bất kỳ bài đánh giá nào bạn sẽ sử dụng
• Dữ liệu về thực trạng của vấn đề, chẳng hạn như mức độ sử dụng dịch vụ y tế cao, điểm số của học sinh trong các bài kiểm tra chuẩn hóa hoặc thời gian chờ khám chuyên khoa
• Nhận thức, rào cản và thách thức của người học, cũng như các xu hướng hiện tại trong lĩnh vực này

iECHO khảo sát là một cách để thực hiện đánh giá; xem Thực hiện các bài đánh giá và khảo sát khác.

4. Tìm kiếm trong PERL

Thư viện tài nguyên Project ECHO (PERL) lưu trữ các chương trình giảng dạy và tài liệu buổi học từ Viện ECHO và các đối tác trên toàn thế giới. Hãy sử dụng chúng làm ví dụ và nguồn cảm hứng, đồng thời thêm chương trình giảng dạy của riêng bạn khi sẵn sàng để những người khác có thể học hỏi.

Chương trình giảng dạy của bạn nên có hình thức như thế nào?

Không có một mô hình chuẩn duy nhất nào. Dưới đây là bốn mô hình phổ biến và nhiều chương trình kết hợp chúng với nhau.

Lên kế hoạch theo từng tháng cũng có thể hiệu quả, nhưng chỉ khi có một nhóm hub mạnh và sự tham gia đều đặn.

Buổi ECHO đầu tiên của bạn

Buổi đầu tiên thường chứa đựng nhiều thông tin hơn bất kỳ buổi nào khác, và nhóm hub sẽ nói nhiều hơn. Dưới đây là chương trình nghị sự mà nhiều nhóm chương trình sử dụng khi ra mắt:

1. Chào mừng.
2. Giới thiệu về chương trình. Giải thích các mục tiêu và những gì người tham gia có thể kỳ vọng. Hướng dẫn họ nơi tìm tài nguyên và tài liệu, cho dù trên trang web của bạn hay trong các thông báo của iECHO.
3. Tổng quan về ECHO. Đối với nhiều người, đây là buổi ECHO đầu tiên của họ. Họ đã quen với các hội thảo trực tuyến (webinars), nơi có ít cơ hội tham gia, vì vậy hãy nhấn mạnh mô hình Cùng dạy, Cùng học. Trình bày ngắn gọn: ECHO là gì, tại sao chương trình bắt đầu và mô hình hoạt động như thế nào.
4. Thuyết giảng. Một bài trình bày bình thường, có thể ngắn hơn thường lệ do chương trình nghị sự đã kín lịch.
5. Ca bệnh mẫu. Một đồng nghiệp có thể sẵn sàng trình bày một ca bệnh thực tế, nhưng thường thì nhóm hub sẽ trình bày một ca bệnh mẫu do họ tạo ra hoặc đã sử dụng trước đó. Hãy giữ cho nó đơn giản. Nếu ca mẫu quá phức tạp, người tham gia có thể nghĩ rằng các ca bệnh của họ không đủ tốt để mang đến. Ca bệnh mẫu cho thấy cách trình bày một ca bệnh và giúp mọi người tham gia ngay trong buổi đầu tiên.
6. Kết thúc. Giới thiệu sơ lược về buổi tiếp theo và đưa ra các thông báo.

Mẹo

• Xây dựng vòng phản hồi liên tục. Việc đánh giá nhu cầu đã giúp ích trước khi ra mắt; phản hồi liên tục giúp bạn nắm bắt được các chủ đề người tham gia mong muốn và những chủ đề không đạt hiệu quả.
• Thêm khoảng thời gian cho “thuyết giảng theo yêu cầu” hoặc “ECHO mở”. Điều này giúp bạn có chỗ để đưa vào một chủ đề được yêu cầu mà không cần sắp xếp lại toàn bộ chương trình giảng dạy.
• Sử dụng chương trình giảng dạy để chiêu mộ. Đưa chương trình giảng dạy lên trang web của bạn, trong các thông báo và trên tờ rơi.
• Linh hoạt. Chương trình của bạn sẽ phát triển, và việc thay đổi kế hoạch ban đầu là hoàn toàn bình thường. Điều này xảy ra rất thường xuyên.

Phần 2: Xây dựng mẫu trình bày ca bệnh của bạn

Học tập dựa trên ca bệnh là một trong bốn trụ cột của Mô hình ECHO, và người tham gia luôn khẳng định họ học được nhiều nhất khi thảo luận về các ca bệnh. Một ca bệnh mời gọi mọi người cùng đóng góp, đó chính là thực hành Cùng dạy, Cùng học. Mẫu ca bệnh là cách các ca bệnh đó đến với buổi học của bạn, vì vậy thiết kế của nó rất quan trọng.

Bốn yếu tố cần cân bằng

Mỗi mẫu ca bệnh đều cân bằng giữa độ dài, loại ca bệnh hướng tới, các chuyên ngành liên quan và định dạng của nó. Việc so sánh các biểu mẫu không có nghĩa là mẫu này tốt hơn mẫu khác; mỗi biểu mẫu được thiết kế cho chương trình riêng của nó, và những gì hiệu quả với chương trình này có thể không phù hợp với chương trình của bạn.

Độ dài

• Nếu bạn sử dụng mẫu biểu cho mục đích nghiên cứu hoặc để đáp ứng các kết quả bàn giao của khoản tài trợ, một số câu hỏi có thể là bắt buộc.
• Hãy nghĩ về những người tham gia của bạn. Liệu họ có thời gian để hoàn thành một mẫu biểu dài hay điều đó sẽ khiến họ ngần ngại trình bày?
• Mọi câu hỏi có thực sự cần thiết không? Liệu một số câu hỏi có thể thay bằng các câu hỏi làm rõ trong buổi thảo luận hay không?
• Nếu mẫu biểu đề cập đến mọi khía cạnh của ca bệnh, sẽ còn rất ít nội dung để thảo luận, và sự tương tác sẽ bị ảnh hưởng.

Một số chương trình hoạt động thành công với các mẫu biểu dài từ năm đến bảy trang. Những chương trình khác lại thấy rằng các mẫu biểu dài như vậy không bao giờ được hoàn tất do hạn chế về thời gian. Đôi khi đơn giản lại tốt hơn.

Các loại ca bệnh

• Các ca bệnh tập trung vào cá nhân xoay quanh một cá nhân, chẳng hạn như bệnh nhân hoặc học sinh. Đây là loại phổ biến nhất, đặc biệt là trong các chương trình chăm sóc sức khỏe.
• Các ca bệnh về hệ thống xem xét các quy trình và cách người tham gia có thể cải thiện chúng. Chúng rất phổ biến trong các chương trình cải tiến chất lượng. Ví dụ, một chương trình viện dưỡng lão đã thảo luận về các quy trình tốt nhất để cho phép người ở lại ra ngoài hoặc tương tác trong khi vẫn giữ khoảng cách an toàn.

Nhiều chương trình bổ sung các ca bệnh hệ thống bên cạnh các ca bệnh tập trung vào cá nhân, và một số chương trình duy trì nhiều hơn một mẫu biểu.

Các câu hỏi đa chuyên khoa

Đội ngũ trung tâm (hub) đa chuyên khoa đưa ra các khuyến nghị từ nhiều góc độ, và mẫu biểu nên cung cấp cho từng chuyên gia những thông tin họ cần. Một chương trình về đau mãn tính có khoảng chín chuyên gia chuyên môn tham gia buổi thảo luận, bao gồm bác sĩ thần kinh, bác sĩ nội khoa, bác sĩ tâm thần, dược sĩ và bác sĩ nắn chỉnh xương khớp. Mẫu biểu của chương trình này hỏi về các chiến lược quản lý đau đã áp dụng, điểm số từ các công cụ tầm soát và đánh giá, cũng như các bệnh lý tâm lý đi kèm để mọi thành viên đều có thể đóng góp ý kiến.

Điều ngược lại cũng đúng: nếu mẫu biểu của bạn tập trung quá nhiều vào một chuyên ngành nhưng người tham dự lại đa dạng, một bộ phận người tham dự sẽ cảm thấy mẫu biểu không dành cho họ và sẽ không trình bày ca bệnh.

Định dạng

• PDF. Vẫn rất phổ biến. Người tham gia thường quét (scan) mẫu biểu đã điền và gửi lại cho đội ngũ chương trình; một số ít vẫn gửi qua fax.
• PowerPoint. Người tham gia tải xuống bản mẫu, điền vào các trường được đánh dấu và gửi lại để trình bày.
• Mẫu biểu trực tuyến. Lựa chọn mới nhất, được xây dựng bằng các công cụ như Microsoft Forms, REDCap hoặc Opinio. Nếu bạn thu thập thông tin bệnh nhân, hãy chọn một giải pháp bảo mật.

Bài học kinh nghiệm

Một chương trình cải tiến chất lượng tại viện dưỡng lão đã bắt đầu với mẫu biểu ca bệnh bằng PowerPoint dựa theo mô hình của các chương trình QI khác. Người tham gia không có thời gian hoàn thành và thấy PowerPoint quá phức tạp. Đội ngũ đã chuyển nó thành bản dàn ý Word đơn giản và nhận được thêm một vài ca bệnh, nhưng không nhiều. Sau khi xem xét lại, họ nhận ra mình đang đặt quá nhiều câu hỏi. Hiện nay, mẫu biểu chỉ yêu cầu thông tin người trình bày và ba hoặc bốn câu hỏi; mọi nội dung khác đều được thảo luận trong buổi sinh hoạt. Họ cũng chuyển mẫu biểu sang dạng trực tuyến để dễ truy cập hơn.

Khi đội ngũ giáo dục của chúng tôi ra mắt các chương trình đầu tiên, họ đã xây dựng các biểu mẫu tập trung vào học sinh. Chỉ trong hai buổi, rõ ràng là những người tham gia muốn thảo luận về các trường hợp hệ thống, và chương trình đó đã không còn trường hợp tập trung vào học sinh nào kể từ đó.

Thu thập các trường hợp

1. Người tham gia hoàn thành biểu mẫu trường hợp.
2. Trường hợp được gửi đến đội ngũ chương trình. Đối với các trường hợp bệnh nhân hoặc chăm sóc sức khỏe khác, hãy đảm bảo việc gửi thông tin được bảo mật.
3. Đội ngũ chương trình xem xét biểu mẫu và kiểm tra thông tin sức khỏe được bảo vệ. Tránh các câu hỏi có thể làm lộ thông tin định danh, nhưng hãy kiểm tra mọi bản đăng ký và biên tập nếu cần.
4. Trường hợp được gửi đến các điều phối viên và chuyên gia chuyên môn trước buổi làm việc. Không phải đội ngũ hub nào cũng cần bước này, vì vậy hãy kiểm tra với đội ngũ của bạn. Bước này giúp các chuyên gia chuẩn bị sẵn tài liệu và khuyến nghị, mặc dù không phải lúc nào cũng thực hiện được khi các trường hợp được gửi vào phút chót.
5. Đội ngũ chương trình chia sẻ trường hợp trên màn hình trong khi người tham gia trình bày. Vì đội ngũ đã xem xét và biên tập biểu mẫu trước đó, nên không có rủi ro thông tin được bảo vệ hiển thị trên màn hình.

Trong iECHO, hãy xem Cách thêm người trình bày trường hợp để đưa người trình bày vào chương trình nghị sự của buổi làm việc.

Theo dõi cùng các khuyến nghị

Trong buổi thảo luận, một thành viên của đội ngũ hub sẽ ghi chép và hoàn thành biểu mẫu khuyến nghị trường hợp, biểu mẫu này sẽ được gửi cho người trình bày sau buổi làm việc. Đây cũng có thể là một biểu mẫu trực tuyến.

Đối với các trường hợp y khoa, hãy thêm tuyên bố miễn trừ trách nhiệm vào biểu mẫu khuyến nghị ghi rõ rằng đội ngũ hub không có mối quan hệ giữa nhà cung cấp dịch vụ y tế và bệnh nhân, và các khuyến nghị được đưa ra trong quá trình tham vấn trường hợp. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ thêm biểu mẫu này vào hồ sơ của bệnh nhân, vì vậy đây là thông lệ chuẩn cho các chương trình của Viện ECHO. Ví dụ:

Xin lưu ý rằng việc tham vấn trường hợp ECHO không tạo ra hoặc thiết lập mối quan hệ giữa bác sĩ lâm sàng và bệnh nhân giữa bất kỳ bác sĩ lâm sàng nào thuộc đội ngũ hub và bất kỳ bệnh nhân nào có trường hợp đang được trình bày trong bối cảnh ECHO.

Các khuyến nghị khác

• Thêm biểu mẫu theo dõi và khuyến khích người tham gia đưa các trường hợp ban đầu của họ trở lại để báo cáo hiệu quả của các khuyến nghị. Một số chương trình có lên lịch cho các buổi theo dõi.
• Khuyến khích các trường hợp đột xuất. Nếu không có trường hợp nào được gửi hoặc còn thời gian, hãy hỏi trực tiếp mạng lưới xem có vấn đề gì mới phát sinh gần đây không. Khi một câu hỏi trong phần giảng dạy lý thuyết hoặc thảo luận có thể trở thành một trường hợp, điều phối viên có thể nói: “Câu hỏi đó là một ví dụ tuyệt vời về một trường hợp đột xuất. Chúng ta hãy mở rộng để đặt các câu hỏi làm rõ và sau đó nhận các khuyến nghị từ mạng lưới.” Đây cũng là một cách tuyệt vời để minh họa một trường hợp thực tế có thể như thế nào.
• Đổi tên nếu bạn cần. Từ “trường hợp” có thể gây hiểu lầm hoặc nhầm lẫn bên ngoài các chương trình chăm sóc sức khỏe. Hãy sáng tạo.
• Không bắt buộc các trường hợp phải trùng khớp với chủ đề trong ngày. Yêu cầu đó có vẻ chỉn chu, nhưng hiếm khi khả thi, và những người tham gia nghĩ rằng trường hợp của họ phải phù hợp có thể sẽ không trình bày nữa.
• Kiểm tra [PERL](https://projectecho.box.com/s/0md844o0fw4bnywyuy6mrl3d175w4lsi) để xem các ví dụ về biểu mẫu trường hợp từ các chương trình khác.
• Hãy linh hoạt.