Élaborer votre programme et votre formulaire de présentation de cas

Deux documents façonnent presque tout ce que les participants vivent dans un programme ECHO : le curriculum, qui leur indique ce qu'ils vont apprendre et quand, et le formulaire de présentation de cas, qui apporte leurs problèmes du monde réel dans la session. Aucun des deux n'a besoin d'être parfait dès le premier jour. Ce guide explique comment les équipes du hub conçoivent les deux, les formes que peut prendre un curriculum, à quoi ressemble une première session et les compromis pour concevoir un formulaire de cas que les gens rempliront réellement.

Cet article est adapté de « Développement de modèles de curriculum et de présentation de cas », une session de la ECHO Institute dans le cadre de sa Formation de lancement pour les partenaires présentée par son équipe de programme.

Partie 1 : Développer votre curriculum

1. Identifiez les experts qui le créeront

Commencez par les personnes qui connaissent le sujet. Les facilitateurs, les directeurs de programme et les experts du domaine élaborent le curriculum : ils connaissent le terrain et constituent le meilleur point de départ pour décider des sujets que le groupe devrait aborder.

Les gestionnaires et coordinateurs de programme travaillent à leurs côtés pour planifier les réunions de planification et garder les informations organisées. Un schéma classique consiste en une courte série de réunions de planification, généralement trois ou quatre, au cours desquelles l'équipe du hub passe en revue les objectifs du programme, son énoncé des travaux ou la subvention financée, et s'en sert comme base pour le curriculum.

Vous prévoyez une accréditation ? Si vous prévoyez d'offrir des crédits de formation continue, un expert de ce domaine spécifique doit participer à vos réunions de planification pour que les crédits soient admissibles. Pour offrir des crédits en travail social, par exemple, un travailleur social doit faire partie de votre équipe du hub.

2. Alignez-vous sur vos buts, objectifs et livrables

Le curriculum doit être en phase avec les buts et objectifs pédagogiques du programme, alors identifiez-les et priorisez-les en premier. Un cadre de base définit ce qu'il faut faire, comment le faire, quand le faire et comment vous saurez que cela a été accompli. Ce dernier élément est directement lié aux retours d'information et à l'évaluation du programme.

À partir de là, remplissez le calendrier avec des sujets complémentaires qui s'appuient les uns sur les autres. C'est plus facile lorsque l'équipe du hub a fait partie du processus dès le début, car elle arrive souvent avec un curriculum déjà ébauché. Si votre subvention mentionne des livrables pédagogiques spécifiques, le gestionnaire de programme les suit généralement et travaille avec l'équipe du hub pour s'assurer qu'ils sont respectés.

3. Effectuez une évaluation des besoins

Une évaluation des besoins est la clé pour comprendre qui sont vos participants et ce qu'ils souhaitent apprendre. Recueillez autant d'informations que possible. Une erreur fréquente consiste à supposer que, en tant qu'experts, nous savons déjà ce dont les participants ont besoin ou ce qu'ils veulent. Il s'avère souvent que nous avons tort.

Une bonne évaluation couvre :

Les résultats souhaités et les attentes du programme
Les connaissances actuelles des participants et leur niveau de confiance dans les sujets que vous prévoyez d'aborder. Si le curriculum est trop élémentaire ou trop complexe, les apprenants se désengagent.
Les sujets qui seront abordés et, si possible, des exemples d'évaluations que vous utiliserez
Des données sur l'état actuel du problème, telles qu'une utilisation élevée des soins de santé, les résultats des élèves aux tests standardisés ou les délais d'attente pour des soins spécialisés
Les perceptions, les obstacles et les défis des apprenants, ainsi que les tendances actuelles dans le domaine

iECHO propose un moyen de réaliser l'évaluation ; consultez Réaliser des évaluations et d'autres sondages.

4. Consultez PERL

La Project ECHO Resource Library (PERL) rassemble des programmes d'études et du matériel de séance provenant de l'ECHO Institute et de ses partenaires du monde entier. Utilisez-les comme exemples et sources d'inspiration, et ajoutez votre propre programme d'études lorsqu'il sera prêt afin que d'autres puissent en apprendre.

À quoi devrait ressembler votre programme d'études ?

Il n'y a pas de format unique. Voici quatre modèles courants, et de nombreux programmes les combinent.

Modèle	Fonctionnement	Recommandé pour	À garder à l'esprit
Modules	Les séances sont regroupées en blocs thématiques, comme un bloc sur le diabète suivi d'un bloc sur la thyroïde.	Sujets à contenu dense ne pouvant pas tenir en une seule séance ; aider les participants à voir ce qui est à venir.	L'ensemble du programme d'études n'a pas besoin d'être modulaire. Un programme de cardiologie a ainsi proposé un module d'été unique sur les examens physiques sportifs pour étudiants athlètes au moment opportun.
Récurrent	Le même programme d'études est proposé d'année en année, mis à jour à chaque fois qu'il est enseigné.	Programmes de longue durée auprès d'un public stable.	Certains participants ont l'impression de l'avoir déjà entendu, mais beaucoup rapportent apprendre quelque chose de nouveau la deuxième fois. Une « partie 2 » approfondissant les sujets de la première année fonctionne bien, comme passer de Chimie 1 à Chimie 2.
Cohortes	Un nombre limité de sujets est dispensé pendant quelques mois, puis répété avec un nouveau groupe.	Former plusieurs groupes par an ; les partenaires éducatifs organisent souvent des cohortes au printemps et à l'automne selon le calendrier scolaire.	Il n'y a ni durée ni fréquence standard. Envisagez une séance continue à laquelle les diplômés peuvent continuer d'assister afin que la communauté que vous avez bâtie ne se dissolve pas.
Juste à temps	Les sujets sont choisis sur la base des retours en temps réel des participants et planifiés seulement quelques mois à l'avance, le reste étant indiqué comme à déterminer.	Domaines en évolution rapide. Ce modèle a bien fonctionné pendant le COVID-19, lorsque les directives changeaient constamment.	Cela exige une équipe hub solide et une participation constante, car vous élaborez le programme au fur et à mesure.

Une planification mois par mois peut aussi fonctionner, mais seulement avec une équipe hub solide et une participation constante.

Votre première session ECHO

La première session est généralement plus dense en informations que les autres, et l'équipe hub intervient davantage. Voici l'ordre du jour utilisé par de nombreuses équipes de programme lors de leur lancement :

Bienvenue.
Présentation du programme. Expliquez les objectifs et ce à quoi les participants peuvent s'attendre. Indiquez-leur où trouver les ressources et les documents, que ce soit sur votre site web ou dans les annonces iECHO.
ECHO : présentation générale. Pour de nombreuses personnes, il s'agit de leur premier ECHO. Elles ont l'habitude des webinaires, où les occasions de participer sont rares, mettez donc l'accent sur le modèle Tous enseignent, tous apprennent. Soyez bref : ce qu'est ECHO, pourquoi cela a commencé et comment le modèle fonctionne.
Présentation didactique. Une présentation classique, peut-être plus courte que d'habitude compte tenu de l'ordre du jour chargé.
Exemple de cas. Un collègue peut accepter de présenter un cas réel, mais le plus souvent, l'équipe hub présente un exemple de cas qu'elle a créé ou utilisé auparavant. Restez simple. Si l'exemple est trop complexe, les participants risquent de penser que leurs propres cas ne sont pas assez bons pour être présentés. Un exemple de cas montre comment un cas est présenté et incite les gens à participer dès la toute première session.
Clôture. Donnez un aperçu de la prochaine session et faites les annonces nécessaires.

Conseils

Créez une boucle de rétroaction continue. L'évaluation des besoins a été utile avant le lancement ; les retours continus vous permettent de rester informé des sujets souhaités par les participants et de ceux qui n'ont pas fonctionné.
Ajoutez un créneau « didactique à la demande » ou « ECHO ouvert ». Cela vous permet d'intégrer un sujet demandé sans réorganiser l'ensemble du programme.
Utilisez le programme pour recruter. Publiez-le sur votre site web, dans les annonces et sur des dépliants.
Soyez flexible. Votre programme évoluera, et il est tout à fait normal de modifier le plan initial. C'est d'ailleurs ce qui arrive la plupart du temps.

Partie 2 : Élaboration de votre formulaire de présentation de cas

L'apprentissage basé sur des cas est l'un des quatre piliers du Modèle ECHO, et les participants affirment systématiquement que c'est lors des discussions de cas qu'ils apprennent le plus. Un cas invite tout le monde à contribuer, ce qui incarne le principe « Tous enseignent, tous apprennent » dans la pratique. Le formulaire de cas est le moyen par lequel ces cas parviennent à votre session, sa conception a donc toute son importance.

Quatre éléments à équilibrer

Chaque formulaire de cas équilibre la longueur, les types de cas invités, les disciplines concernées et le format. Comparer les formulaires ne signifie pas que l'un est meilleur qu'un autre ; chacun est conçu pour son propre programme, et ce qui fonctionne pour l'un peut ne pas fonctionner pour le vôtre.

Longueur

Si vous utilisez le formulaire pour de la recherche ou pour respecter les livrables d'une subvention, certaines questions peuvent être obligatoires.
Pensez à vos participants. Auront-ils le temps de remplir un long formulaire, ou cela les découragera-t-il de présenter un cas ?
Chaque question est-elle nécessaire ? Certaines pourraient-elles plutôt être posées à titre de clarification pendant la session ?
Si le formulaire couvre tous les aspects du cas, il reste peu de choses à discuter et l'engagement en souffre.

Certains programmes fonctionnent très bien avec des formulaires de cinq à sept pages. D'autres ont constaté que des formulaires aussi longs n'étaient jamais remplis en raison de contraintes de temps. Parfois, la simplicité est ce qu'il y a de mieux.

Types de cas

Les cas centrés sur la personne sont axés sur un individu, comme un patient ou un élève. C'est le type le plus courant, en particulier dans les programmes de santé.
Les cas centrés sur les systèmes examinent les processus et la manière dont les participants peuvent les améliorer. Ils sont populaires dans les programmes d'amélioration de la qualité. Par exemple, un programme pour maisons de retraite a discuté des meilleurs protocoles pour permettre aux résidents de sortir ou d'interagir tout en maintenant une distance de sécurité.

De nombreux programmes ajoutent des cas centrés sur les systèmes aux cas centrés sur la personne, et certains utilisent plusieurs formulaires.

Questions pluridisciplinaires

Une équipe d'experts pluridisciplinaire donne des recommandations sous différents angles, et le formulaire doit fournir à chaque expert ce dont il a besoin. Un programme sur la douleur chronique comptait environ neuf experts du sujet lors de la visioconférence, notamment un neurologue, un médecin interniste, un psychiatre, un pharmacien et un chiropraticien. Son formulaire demandait les stratégies de gestion de la douleur déjà essayées, les scores des outils de dépistage et d'évaluation, ainsi que les comorbidités psychologiques, afin que chaque membre puisse contribuer.

L'inverse est également vrai : si votre formulaire est fortement axé sur une seule discipline alors que votre public est varié, une partie de votre auditoire estimera que le formulaire ne s'adresse pas à elle et ne présentera pas de cas.

Format

PDF. Toujours très populaire. Les participants numérisent généralement le formulaire rempli pour le renvoyer à l'équipe du programme ; quelques-uns l'envoient encore par télécopie.
PowerPoint. Les participants téléchargent le modèle, remplissent les champs mis en évidence et le renvoient pour faire leur présentation.
Formulaire en ligne. L'option la plus récente, conçue dans des outils tels que Microsoft Forms, REDCap ou Opinio. Si vous recueillez des informations sur les patients, choisissez une option sécurisée.

Leçons retenues

Un programme d'amélioration de la qualité en maison de retraite a commencé avec un formulaire de cas PowerPoint inspiré d'autres programmes d'AQ. Les participants n'avaient pas le temps de le remplir et trouvaient PowerPoint trop complexe. L'équipe l'a converti en un simple modèle Word et a reçu quelques cas de plus, mais pas beaucoup. Après un nouvel examen, ils ont réalisé qu'ils posaient trop de questions. Aujourd'hui, le formulaire demande les coordonnées du présentateur et seulement trois ou quatre questions ; tout le reste est discuté pendant la session. Ils l'ont également mis en ligne pour un accès plus facile.

Lorsque notre équipe éducative a lancé ses premiers programmes, elle a créé des formulaires axés sur les étudiants. En l'espace de deux sessions, il est devenu évident que les participants souhaitaient discuter de cas systémiques, et ce programme n'a plus eu aucun cas axé sur les étudiants depuis lors.

Les formulaires de cas sont évolutifs. Testez le vôtre, observez la façon dont les participants l'utilisent et prévoyez de le modifier.

Recueillir des cas

Le participant remplit le formulaire de cas.
Le cas est soumis à l'équipe du programme. Pour les cas de patients ou d'autres cas de soins de santé, veillez à ce que la soumission soit sécurisée.
L'équipe du programme examine le formulaire et vérifie l'absence d'informations de santé protégées. Évitez les questions susceptibles de susciter des informations identifiables, mais vérifiez chaque soumission et caviardez si nécessaire.
Le cas est transmis aux facilitateurs et aux experts thématiques avant la session. Toutes les équipes du hub ne souhaitent pas cette étape, alors vérifiez auprès de la vôtre. Cela permet aux experts d'arriver avec des ressources et des recommandations préparées, bien que cela ne soit pas toujours possible lorsque les cas arrivent au dernier moment.
L'équipe du programme partage le cas à l'écran pendant que le participant présente. Étant donné que l'équipe a déjà examiné et expurgé le formulaire, il n'y a aucun risque que des informations protégées apparaissent à l'écran.

Dans iECHO, consultez Comment ajouter un présentateur de cas pour inscrire le présentateur à l'ordre du jour de la session.

Faire le suivi avec des recommandations

Pendant la discussion, un membre de l'équipe du hub prend des notes et remplit un formulaire de recommandations de cas, qui est transmis au présentateur après la session. Il peut également s'agir d'un formulaire en ligne.

Pour les cas médicaux, ajoutez une clause de non-responsabilité au formulaire de recommandations précisant que l'équipe du hub n'a pas de relation soignant-patient avec le patient et que les recommandations ont été formulées lors d'une consultation de cas. De nombreux prestataires ajoutent le formulaire au dossier du patient, il s'agit donc d'une pratique courante pour les programmes de l'ECHO Institute. Par exemple :

Veuillez noter que les consultations de cas ECHO ne créent ni n'établissent de relation soignant-patient entre un clinicien de l'équipe du hub et un patient dont le cas est présenté dans un cadre ECHO.

Autres recommandations

Ajoutez un formulaire de suivi et encouragez les participants à revenir avec leurs cas initiaux pour rendre compte de l'efficacité des recommandations. Certains programmes planifient des suivis.
Encouragez les cas ad hoc. Si aucun cas n'a été soumis ou s'il reste du temps, demandez directement au réseau si une situation particulière s'est présentée récemment. Lorsqu'une question posée pendant l'exposé théorique ou une discussion pourrait constituer un cas, le facilitateur peut dire : « Cette question est un excellent exemple de cas ad hoc. Posons quelques questions de clarification, puis recueillons les recommandations du réseau. » C'est également un excellent moyen d'illustrer ce à quoi un cas peut ressembler.
Renommez-le si nécessaire. Le mot « cas » peut induire en erreur ou prêter à confusion en dehors des programmes de soins de santé. Soyez créatif.
N'exigez pas que les cas correspondent au sujet du jour. Ce serait pratique, mais c'est rarement réalisable, et les participants qui pensent que leur cas doit obligatoirement correspondre risquent de ne rien présenter du tout.
Consultez le [PERL](https://projectecho.box.com/s/0md844o0fw4bnywyuy6mrl3d175w4lsi) pour voir des exemples de formulaires de cas provenant d'autres programmes.
Soyez flexible.