সতর্কতা: iECHO-তে তথ্যের প্রামাণিকতা নিশ্চিত করতে এই ফিচারটি পরিমিতভাবে ব্যবহার করুন।
iECHO আপনাকে অনুপস্থিত উপস্থিতির রেকর্ড চিহ্নিত করতে সাহায্য করে যা অংশগ্রহণকারীদের একাধিক সেশনের ক্ষেত্রে বাদ পড়েছে। এই ফিচারটি সেসব ক্ষেত্রে উপযোগী যেখানে অংশগ্রহণকারীরা সেশনে যোগ দিয়েছিলেন:
- ফরোয়ার্ড করা সেশনের রিমাইন্ডার ব্যবহার করে
- ভাগাভাগি করা ডিভাইস বা দলে যোগ দিয়ে
- তাদের নিবন্ধিত iECHO চ্যানেলে পাঠানো সেশন রিমাইন্ডার ছাড়া অন্য লিংক ব্যবহার করে
- নগণ্য সময়ের জন্য (যেমন, ৫ মিনিট বা তার কম), কিন্তু পুরো সেশনের জন্য উপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত করা হয়েছিল
- কাস্টম ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের কারণে তাদের উপস্থিতির অতিরিক্ত রিপোর্টিং বা ভুল উপস্থাপনা হয়েছিল
নতুন কি আছে?
iECHO এখন আপনাকে অতিরিক্ত রিপোর্ট করা উপস্থিতি সমন্বয় করার সুবিধা দেয়। কোনো অংশগ্রহণকারী পুরো সময় ধরে সেশনে উপস্থিত না থাকলে আপনি তার উপস্থিতির স্ট্যাটাস পরিবর্তন করতে পারেন।
আরও পড়ুন
অ্যাডমিন এবং ওনাররা কীভাবে অংশগ্রহণকারীদের উপস্থিতির ডেটা সম্পাদন করবেন
- যে অংশগ্রহণকারীর উপস্থিতির রেকর্ড আপনি সম্পাদনা করতে চান তাকে নির্বাচন করুন, তার নামের পাশে থাকা তিন-ডট মেনুতে ক্লিক করুন এবং উপস্থিতি সমন্বয় করুন (Adjust Attendance) নির্বাচন করুন।
- যে সেশনগুলোর রেকর্ড আপনি সম্পাদনা করতে চান সেগুলো নির্বাচন করুন (আপনি একাধিক সেশন নির্বাচন করতে পারেন)। আপনি এমন সেশনের রেকর্ড সমন্বয় করতে পারেন যেখানে ব্যক্তিটি অনুপস্থিত বা উপস্থিত ছিলেন।
- রেকর্ড সমন্বয় করার কারণটি নির্বাচন করুন।
- প্রয়োজন অনুযায়ী উপস্থিতি চিহ্নিত করুন (Mark Attendance) বা অনুপস্থিত চিহ্নিত করুন (Mark Absent) নির্বাচন করুন।
পরিবর্তনগুলো কীভাবে রেকর্ডে প্রতিফলিত হয়
রিপোর্টে, আপনি মূলত শেষ দুটি কলামে পরিবর্তনগুলো প্রতিফলিত হতে দেখবেন:
- Attendance Marked By (শেষের আগের কলাম):
- যে অ্যাডমিন বা ওনার অংশগ্রহণকারীর সেশন উপস্থিতি সমন্বয় করেছেন তার নাম প্রদর্শিত হবে।
- ব্যবহারকারী যদি প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে নিজের উপস্থিতি নিজে চিহ্নিত করেন, তবে মানটি হবে 'Self'।
- Adjusted (শেষ কলাম):
- উপস্থিতি সমন্বয় করা হলে, কলামটিতে প্রদর্শিত হবে 'Yes – Reason: [Reason]' (যেমন, Yes – Reason: Internet Issue বা Yes – Reason: Technical Glitch)।
- যেক্ষেত্রে উপস্থিতি সমন্বয় করা হয়নি, কিন্তু আপনি 'Attendance Marked By' কলামে অন্য কোনো ব্যবহারকারীর নাম দেখতে পান, তা নির্দেশ করে যে অংশগ্রহণকারী "Me + Others" বিকল্পটি ব্যবহার করে সেশনে যোগ দিয়েছেন।
সর্বোত্তম অনুশীলনসমূহ
- সমন্বয় করার আগে যাচাই করুন: পরিবর্তন অনুমোদন করার আগে সর্বদা অংশগ্রহণকারীর প্রকৃত উপস্থিতি এবং অংশগ্রহণ যাচাই করুন।
উদাহরণ:
যদি আপনার প্রোগ্রামে সার্টিফিকেটের যোগ্যতা অর্জনের জন্য ৮০% উপস্থিতির প্রয়োজন হয়, তবে ভুলভাবে সনদ প্রদান এড়াতে সমন্বয়ের অনুরোধ অনুমোদন করার আগে সেশন লগ বা রেকর্ডিং যাচাই করে নিন।
- 'দেরিতে যোগদান' বা 'কারিগরি সমস্যা'র সমন্বয় সীমিত করুন: উপযুক্ত নথিপত্র সহ দেরিতে যোগদানকারী বা কারিগরি সমস্যার জন্য উপস্থিতি সমন্বয় বাছাই করে অনুমোদন করুন।
উদাহরণ: কোনো অংশগ্রহণকারী যদি ইন্টারনেট সমস্যার কারণে ১৫ মিনিট দেরিতে যোগ দেন, তবে অংশগ্রহণের রেকর্ড বাড়িয়ে ফেলা এড়াতে উপস্থিতি আপডেট করার আগে লগ যাচাই করুন।
- বিলম্বে করা প্রি-সেশন জরিপের জন্য উপস্থিতি সমন্বয় করুন: উপস্থিতিতে যেন প্রয়োজনীয় প্রি-সেশন কার্যক্রম সম্পন্ন করার বিষয়টি প্রতিফলিত হয় তা নিশ্চিত করুন।
উদাহরণ: কারিগরি সমস্যার কারণে কোনো অংশগ্রহণকারী যদি সেশন শেষ হওয়ার পর প্রি-সেশন জরিপ সম্পন্ন করেন, তবে সঠিক অংশগ্রহণ প্রতিফলিত করতে কেবল জরিপ জমা দেওয়ার বিষয়টি যাচাই করার পরেই তাদের উপস্থিতি আপডেট করুন।
- উপস্থিতি সমন্বয়ের কাজ অবিলম্বে সম্পন্ন করুন: কাজের জটলা এবং অসঙ্গতি এড়াতে দ্রুত উপস্থিতি সমন্বয় প্রক্রিয়া সম্পন্ন করুন।
উদাহরণ: সেশনের ৪৮ ঘণ্টার মধ্যে সমস্ত সমন্বয়ের অনুরোধ সম্পূর্ণ করুন। আপডেট করতে বিলম্ব হলে অনুরোধ জমে যেতে পারে, যার ফলে রেকর্ডগুলো ভুল হতে পারে এবং মেলাতে কষ্ট হতে পারে।
নোট:
- সংশ্লিষ্ট অংশগ্রহণকারীদের এই সম্পাদনাগুলো সম্পর্কে জানানো হবে।
- অংশগ্রহণকারীদের পুরো সেশনের সময়কালের জন্য উপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত করা হবে।
- এই পরিবর্তনগুলো সমস্ত উপস্থিতি রিপোর্ট এবং ড্যাশবোর্ডে প্রতিফলিত হবে।