Perhatian: Gunakan fitur ini secara bijak untuk memastikan keaslian data di iECHO.
iECHO memungkinkan Anda untuk menandai catatan kehadiran yang tidak ada dari peserta untuk beberapa sesi sekaligus. Fitur ini berguna dalam kasus di mana peserta bergabung dalam sesi:
- Menggunakan pengingat sesi yang diteruskan
- Menggunakan perangkat bersama atau dalam kelompok
- Menggunakan tautan selain pengingat sesi yang dikirimkan kepada mereka melalui saluran iECHO yang terdaftar
- Untuk durasi yang sangat singkat (misalnya, 5 menit atau kurang), tetapi ditandai hadir untuk seluruh sesi
- Terjadi pelaporan berlebihan atau ketidaksesuaian data kehadiran akibat penggunaan konferensi video khusus
Apa yang Baru?
iECHO kini memungkinkan Anda menyesuaikan kehadiran yang dilaporkan secara berlebihan. Anda dapat mengubah status kehadiran menjadi tidak hadir jika peserta tidak mengikuti sesi untuk seluruh durasi.
Baca Selengkapnya
Cara admin dan pemilik mengedit data kehadiran peserta
- Pilih peserta yang catatan kehadirannya ingin Anda edit, klik menu tiga titik di samping nama mereka, lalu pilih Sesuaikan Kehadiran.
- Pilih sesi yang catatannya ingin Anda edit (Anda dapat memilih lebih dari satu). Anda dapat menyesuaikan catatan untuk sesi di mana orang tersebut tidak hadir atau hadir.
- Pilih alasan penyesuaian catatan.
- Pilih Tandai Hadir atau Tandai Tidak Hadir sesuai kebutuhan.
Bagaimana perubahan ditampilkan dalam catatan
Dalam laporan, Anda terutama akan melihat perubahan tercermin pada dua kolom terakhir:
- Attendance Marked By (kolom kedua dari terakhir):
- Nama admin atau pemilik yang menyesuaikan kehadiran sesi untuk peserta tersebut akan muncul.
- Jika pengguna menandai kehadirannya sendiri melalui platform, nilainya adalah 'Self'.
- Adjusted (kolom terakhir):
- Jika kehadiran disesuaikan, kolom tersebut akan menampilkan 'Ya – Alasan: [Alasan]' (mis., Ya – Alasan: Kendala Internet atau Ya – Alasan: Kendala Teknis).
- Dalam hal kehadiran tidak disesuaikan tetapi Anda melihat nama pengguna lain di kolom 'Kehadiran Ditandai Oleh', ini menunjukkan bahwa peserta bergabung ke sesi menggunakan opsi "Me + Others".
Praktik terbaik
- Validasi sebelum menyesuaikan: Selalu verifikasi kehadiran dan partisipasi aktual peserta sebelum menyetujui perubahan.
Contoh:
Jika program Anda mewajibkan 80% kehadiran untuk kelayakan sertifikat, periksa kembali log sesi atau rekaman sebelum menyetujui permintaan penyesuaian untuk menghindari pemberian sertifikat yang tidak tepat.
- Batasi penyesuaian 'keterlambatan bergabung' atau 'masalah teknis': Setujui penyesuaian kehadiran untuk peserta yang terlambat bergabung atau mengalami masalah teknis secara selektif, dengan dokumentasi yang tepat.
Contoh: Jika peserta terlambat bergabung selama 15 menit karena gangguan internet, verifikasi log sebelum memperbarui kehadiran untuk menghindari pembengkakan catatan partisipasi.
- Sesuaikan kehadiran untuk survei pra-sesi yang terlambat: Pastikan kehadiran mencerminkan penyelesaian aktivitas pra-sesi yang diwajibkan.
Contoh: Jika peserta menyelesaikan survei pra-sesi setelah sesi berakhir karena masalah teknis, perbarui kehadiran mereka hanya setelah memverifikasi pengiriman survei untuk mencerminkan partisipasi yang akurat.
- Selesaikan penyesuaian kehadiran dengan segera: Proses penyesuaian kehadiran dengan cepat untuk menghindari penumpukan dan ketidaksesuaian.
Contoh: Selesaikan semua permintaan penyesuaian dalam waktu 48 jam setelah sesi. Menunda pembaruan dapat menumpuk permintaan, membuat catatan menjadi tidak akurat dan lebih sulit untuk dicocokkan.
Catatan:
- Peserta terkait akan diberi tahu tentang perubahan ini.
- Peserta akan ditandai hadir selama seluruh durasi sesi.
- Perubahan ini akan tercermin dalam semua laporan kehadiran dan dasbor.