सावधानी: iECHO पर डेटा की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए इस सुविधा का उपयोग संयम से करें।
iECHO आपको छूटे हुए उपस्थिति रिकॉर्ड को प्रतिभागियों के लिए एक साथ कई सत्रों में दर्ज करने की अनुमति देता है। यह सुविधा उन मामलों में उपयोगी है जहाँ प्रतिभागी सत्र में शामिल हुए थे:
- फ़ॉरवर्ड किए गए सत्र रिमाइंडर का उपयोग करके
- साझा उपकरणों का उपयोग करके या समूहों में
- अपने पंजीकृत iECHO चैनल पर भेजे गए सत्र रिमाइंडर के अलावा अन्य लिंक का उपयोग करके
- नगण्य अवधि के लिए (उदाहरण के लिए, 5 मिनट या उससे कम), लेकिन पूरे सत्र के लिए उपस्थित चिह्नित किए गए थे
- कस्टम वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के कारण उनकी उपस्थिति की अधिक-रिपोर्टिंग या गलत प्रस्तुति हुई थी
नया क्या है?
iECHO अब आपको अधिक-रिपोर्ट की गई उपस्थिति को समायोजित करने की सुविधा देता है। यदि किसी सहभागी ने पूरी अवधि के लिए सत्र में भाग नहीं लिया है, तो आप उपस्थित स्थिति को बदल सकते हैं।
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एडमिन और ओनर सहभागियों के लिए उपस्थिति डेटा को कैसे संपादित करते हैं
- उस सहभागी को चुनें जिसका उपस्थिति रिकॉर्ड आप संपादित करना चाहते हैं, उनके नाम के बगल में तीन-बिंदु वाले मेनू पर क्लिक करें, और उपस्थिति समायोजित करें चुनें।
- उन सत्रों को चुनें जिनके रिकॉर्ड आप संपादित करना चाहते हैं (आप एक से अधिक चुन सकते हैं)। आप उस सत्र के रिकॉर्ड को समायोजित कर सकते हैं जहां व्यक्ति अनुपस्थित या उपस्थित था।
- रिकॉर्ड को समायोजित करने का कारण चुनें।
- आवश्यकतानुसार उपस्थिति दर्ज करें या अनुपस्थित चिह्नित करें चुनें।
रिकॉर्ड में परिवर्तन कैसे दिखाई देते हैं
रिपोर्ट में, मुख्य रूप से आपको अंतिम दो कॉलम में परिवर्तन दिखाई देंगे:
- Attendance Marked By (अंतिम से दूसरा कॉलम):
- सहभागी के लिए सत्र उपस्थिति को समायोजित करने वाले एडमिन या ओनर का नाम दिखाई देगा।
- यदि उपयोगकर्ता ने प्लेटफॉर्म के माध्यम से अपनी उपस्थिति स्वयं दर्ज की है, तो मान 'Self' होगा।
- Adjusted (अंतिम कॉलम):
- यदि उपस्थिति समायोजित की जाती है, तो कॉलम में 'Yes – Reason: [Reason]' प्रदर्शित होगा (जैसे, Yes – Reason: Internet Issue या Yes – Reason: Technical Glitch)।
- ऐसे मामले में जहां उपस्थिति को संशोधित नहीं किया गया है, लेकिन आपको 'Attendance Marked By' कॉलम में किसी अन्य उपयोगकर्ता का नाम दिखाई देता है, तो यह दर्शाता है कि प्रतिभागी "Me + Others" विकल्प का उपयोग करके सत्र में शामिल हुआ था।
सर्वोत्तम अभ्यास
- समायोजन करने से पहले सत्यापित करें: परिवर्तनों को स्वीकृति देने से पहले हमेशा प्रतिभागी की वास्तविक उपस्थिति और भागीदारी की पुष्टि करें।
उदाहरण:
यदि आपके कार्यक्रम में प्रमाणपत्र की पात्रता के लिए 80% उपस्थिति की आवश्यकता है, तो गलत तरीके से प्रमाणपत्र जारी करने से बचने के लिए समायोजन अनुरोध को स्वीकृत करने से पहले सत्र के लॉग या रिकॉर्डिंग की दोबारा जांच करें।
- 'देर से शामिल होने' या 'तकनीकी समस्या' वाले समायोजनों को सीमित करें: देर से शामिल होने वालों या तकनीकी समस्याओं के लिए उपस्थिति समायोजन को उचित दस्तावेज़ीकरण के साथ चुनिंदा रूप से ही स्वीकृति दें।
उदाहरण: यदि कोई प्रतिभागी इंटरनेट बंद होने के कारण 15 मिनट देर से शामिल हुआ, तो भागीदारी के रिकॉर्ड को अनुचित रूप से बढ़ाने से बचने के लिए उपस्थिति को अपडेट करने से पहले लॉग की पुष्टि करें।
- विलंबित सत्र-पूर्व सर्वेक्षण के लिए उपस्थिति समायोजित करें: यह सुनिश्चित करें कि उपस्थिति आवश्यक सत्र-पूर्व गतिविधियों के पूरा होने को दर्शाती है।
उदाहरण: यदि किसी प्रतिभागी ने तकनीकी समस्याओं के कारण सत्र समाप्त होने के बाद सत्र-पूर्व सर्वेक्षण पूरा किया, तो सटीक भागीदारी को दर्शाने के लिए सर्वेक्षण जमा करने की पुष्टि करने के बाद ही उनकी उपस्थिति को अपडेट करें।
- उपस्थिति समायोजन तुरंत पूरा करें: बकाया कार्यों और विसंगतियों से बचने के लिए उपस्थिति समायोजनों को शीघ्रता से संसाधित करें।
उदाहरण: सत्र के 48 घंटों के भीतर सभी समायोजन अनुरोधों को पूरा करें। अपडेट में देरी से अनुरोधों का ढेर लग सकता है, जिससे रिकॉर्ड गलत हो सकते हैं और उनका मिलान करना कठिन हो सकता है।
नोट:
- संबंधित प्रतिभागियों को इन संपादनों के बारे में सूचित किया जाएगा।
- प्रतिभागियों को सत्र की पूरी अवधि के लिए उपस्थित चिह्नित किया जाएगा।
- ये परिवर्तन सभी उपस्थिति रिपोर्टों और डैशबोर्ड में दिखाई देंगे।