Precaución: Use esta función con moderación para garantizar la autenticidad de los datos en iECHO.
iECHO le permite marcar los registros de asistencia faltantes de los participantes para múltiples sesiones a la vez. Esta función es útil en casos en que los participantes se unieron a la sesión:
- Usando recordatorios de la sesión reenviados
- Usando dispositivos compartidos o en grupos
- Usando enlaces distintos al recordatorio de la sesión enviado a su canal registrado en iECHO
- Durante una duración insignificante (por ejemplo, 5 minutos o menos), pero fueron marcados como presentes durante toda la sesión
- Hubo un reporte excesivo o una tergiversación de su presencia debido a videoconferencias personalizadas
¿Qué hay de nuevo?
iECHO ahora le permite ajustar la asistencia reportada en exceso. Puede revertir el estado de asistencia a presente si un participante no asistió a la sesión durante toda su duración.
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Cómo los administradores y propietarios editan los datos de asistencia de los participantes
- Seleccione al participante cuyo registro de asistencia desea editar, haga clic en el menú de tres puntos junto a su nombre y seleccione Ajustar asistencia.
- Seleccione las sesiones de las cuales desea editar los registros (puede seleccionar más de una). Puede ajustar el registro de una sesión en la que la persona estuvo ausente o presente.
- Seleccione el motivo del ajuste del registro.
- Seleccione Marcar asistencia o Marcar ausente según sea necesario.
Cómo se reflejan los cambios en los registros
En el informe, verá reflejados los cambios principalmente en las dos últimas columnas:
- Asistencia marcada por (penúltima columna):
- Aparecerá el nombre del administrador o propietario que ajustó la asistencia a la sesión del participante.
- Si el usuario marcó su propia asistencia a través de la plataforma, el valor será 'Propia'.
- Ajustado (última columna):
- Si la asistencia se ajusta, la columna mostrará 'Sí – Motivo: [Motivo]' (por ej., Sí – Motivo: Problema de internet o Sí – Motivo: Falla técnica).
- En el caso de que la asistencia no se haya ajustado pero vea el nombre de otro usuario en la columna "Asistencia registrada por", esto indica que el participante se unió a la sesión utilizando la opción "Yo + otros".
Mejores prácticas
- Validar antes de ajustar: Verifique siempre la presencia real y la participación del participante antes de aprobar los cambios.
Ejemplo:
Si su programa requiere un 80 % de asistencia para la elegibilidad del certificado, verifique los registros o las grabaciones de la sesión antes de aprobar una solicitud de ajuste para evitar otorgar certificados de manera incorrecta.
- Limitar los ajustes por "incorporación tardía" o "problema técnico": Apruebe los ajustes de asistencia para incorporaciones tardías o problemas técnicos de forma selectiva y con la documentación adecuada.
Ejemplo: Si un participante se unió 15 minutos tarde debido a una interrupción de internet, verifique los registros antes de actualizar la asistencia para evitar inflar los registros de participación.
- Ajustar la asistencia para la encuesta previa a la sesión realizada fuera de plazo: Asegúrese de que la asistencia refleje la finalización de las actividades obligatorias previas a la sesión.
Ejemplo: Si un participante completó la encuesta previa a la sesión después de que esta finalizó debido a problemas técnicos, actualice su asistencia solo después de verificar el envío de la encuesta para reflejar la participación exacta.
- Completar los ajustes de asistencia oportunamente: Procese los ajustes de asistencia rápidamente para evitar acumulaciones de trabajo y discrepancias.
Ejemplo: Complete todas las solicitudes de ajuste en un plazo de 48 horas tras la sesión. Retrasar las actualizaciones puede acumular solicitudes, haciendo que los registros sean inexactos y más difíciles de conciliar.
Nota:
- Se informará a los participantes correspondientes sobre estas modificaciones.
- Se marcará a los participantes como presentes durante toda la duración de la sesión.
- Estos cambios se verán reflejados en todos los informes de asistencia y paneles de control.