Thận trọng: Sử dụng tính năng này một cách hạn chế để đảm bảo tính xác thực của dữ liệu trên iECHO.
iECHO cho phép bạn đánh dấu các hồ sơ điểm danh còn thiếu của người tham dự cho nhiều buổi cùng một lúc. Tính năng này hữu ích trong các trường hợp người tham dự đã tham gia buổi:
- Sử dụng lời nhắc buổi học được chuyển tiếp
- Sử dụng chung thiết bị hoặc tham gia theo nhóm
- Sử dụng các liên kết khác ngoài lời nhắc buổi học được gửi cho họ trên kênh iECHO đã đăng ký
- Trong khoảng thời gian không đáng kể (ví dụ: từ 5 phút trở xuống), nhưng lại được đánh dấu có mặt trong cả buổi
- Có sự báo cáo quá mức hoặc ghi nhận sai sự có mặt của họ do sử dụng công cụ hội nghị truyền hình tùy chỉnh
Có gì mới?
Giờ đây iECHO cho phép bạn điều chỉnh lượt điểm danh bị báo cáo quá mức. Bạn có thể đảo ngược trạng thái điểm danh có mặt nếu người tham gia không tham dự toàn bộ thời lượng của buổi học.
Đọc thêm
Cách quản trị viên và chủ sở hữu chỉnh sửa dữ liệu điểm danh cho người tham gia
- Chọn người tham gia mà bạn muốn chỉnh sửa bản ghi điểm danh, nhấp vào menu ba chấm bên cạnh tên của họ và chọn Điều chỉnh điểm danh.
- Chọn các buổi học mà bạn muốn chỉnh sửa bản ghi (bạn có thể chọn nhiều buổi). Bạn có thể điều chỉnh bản ghi cho buổi học mà người đó vắng mặt hoặc có mặt.
- Chọn lý do điều chỉnh bản ghi.
- Chọn Đánh dấu có mặt hoặc Đánh dấu vắng mặt theo nhu cầu.
Cách các thay đổi được hiển thị trong bản ghi
Trong báo cáo, bạn sẽ thấy các thay đổi chủ yếu được hiển thị ở hai cột cuối cùng:
- Người điểm danh (cột áp chót):
- Tên của quản trị viên hoặc chủ sở hữu đã điều chỉnh điểm danh buổi học cho người tham gia sẽ hiển thị.
- Nếu người dùng tự điểm danh qua nền tảng, giá trị sẽ là 'Self'.
- Đã điều chỉnh (cột cuối cùng):
- Nếu điểm danh được điều chỉnh, cột sẽ hiển thị 'Yes – Reason: [Lý do]' (ví dụ: Yes – Reason: Sự cố Internet hoặc Yes – Reason: Lỗi kỹ thuật).
- Trong trường hợp điểm danh không được điều chỉnh nhưng bạn thấy tên của người dùng khác trong cột 'Người điểm danh', điều này cho biết người tham gia đã tham gia buổi học bằng tùy chọn "Tôi + Người khác".
Các thực hành tốt nhất
- Xác minh trước khi điều chỉnh: Luôn xác nhận sự hiện diện và tham gia thực tế của người tham gia trước khi phê duyệt các thay đổi.
Ví dụ:
Nếu chương trình của bạn yêu cầu tỉ lệ tham dự 80% để đủ điều kiện nhận chứng nhận, hãy đối chiếu nhật ký buổi học hoặc bản ghi hình trước khi phê duyệt yêu cầu điều chỉnh để tránh cấp chứng nhận sai sót.
- Giới hạn điều chỉnh cho lý do 'tham gia muộn' hoặc 'sự cố kỹ thuật': Phê duyệt điều chỉnh điểm danh cho người tham gia muộn hoặc gặp sự cố kỹ thuật một cách có chọn lọc và có tài liệu đính kèm phù hợp.
Ví dụ: Nếu người tham gia vào muộn 15 phút do sự cố mạng internet, hãy xác minh nhật ký trước khi cập nhật điểm danh để tránh làm sai lệch hồ sơ tham gia.
- Điều chỉnh điểm danh khi nộp muộn khảo sát trước buổi học: Đảm bảo việc điểm danh phản ánh đúng sự hoàn thành các hoạt động bắt buộc trước buổi học.
Ví dụ: Nếu người tham gia hoàn thành khảo sát trước buổi học sau khi buổi học kết thúc do sự cố kỹ thuật, chỉ cập nhật điểm danh của họ sau khi đã xác minh việc nộp khảo sát để phản ánh chính xác sự tham gia.
- Hoàn tất điều chỉnh điểm danh kịp thời: Xử lý các điều chỉnh điểm danh nhanh chóng để tránh tồn đọng và sai lệch.
Ví dụ: Hoàn tất tất cả các yêu cầu điều chỉnh trong vòng 48 giờ sau buổi học. Việc trì hoãn cập nhật có thể làm tích tụ các yêu cầu, khiến hồ sơ không chính xác và khó đối soát hơn.
Lưu ý:
- Những người tham gia tương ứng sẽ được thông báo về các chỉnh sửa này.
- Người tham gia sẽ được đánh dấu là có mặt trong suốt toàn bộ thời lượng của buổi học.
- Các thay đổi này sẽ được phản ánh trong tất cả các báo cáo điểm danh và bảng thông tin.