হাব টিমগুলি প্রকাশ্যে তালিকাভুক্ত একটি অংশগ্রহণকারীদের যোগদানের জন্য ECHO প্রোগ্রাম-এর প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে পারে। এই সুবিধাটি হাবগুলিকে যোগদানের অনুরোধ গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করার ক্ষমতা দেয়, যা তাদের সম্প্রদায়ের জন্য একটি উত্তম সামঞ্জস্য নিশ্চিত করে।
নিবন্ধন সেটিংস
পাবলিক প্রোগ্রামগুলিতে হাব দুই ধরনের নিবন্ধন সেটিংস নির্বাচন করতে পারে:
| স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদিত (Auto Approved) | অংশগ্রহণকারীরা হাব টিমের অনুমোদনের প্রয়োজন ছাড়াই প্রোগ্রামে যোগ দেন। এটি বর্তমানে সমস্ত পাবলিক ECHO প্রোগ্রামের জন্য ডিফল্ট হিসেবে নির্ধারণ করা রয়েছে। |
| অনুমোদন প্রয়োজন (Approval Required) | হাব টিমগুলি অংশগ্রহণকারীদের পর্যালোচনা করার এবং তাদের প্রোগ্রামে এনরোলমেন্ট অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করার ক্ষমতা পায়। এটি তখন সহায়ক হয় যখন হাব টিম নির্দিষ্ট ধরণের অংশগ্রহণকারীদের যুক্ত করতে চায়। |
অংশগ্রহণকারীদের যাচাই করার জন্য যদি আপনার অতিরিক্ত তথ্যের প্রয়োজন হয়, তবে আপনি একটি প্রোগ্রাম নিবন্ধন ফর্ম তৈরি করতে পারেন যা নিবন্ধনের সময় অংশগ্রহণকারীদের অবশ্যই পূরণ করতে হবে।
প্রোগ্রাম অনুমোদন সেটিংস
একটি পাবলিক প্রোগ্রাম তৈরি করার সময়
একটি পাবলিক প্রোগ্রাম তৈরি করার সময় আপনি অংশগ্রহণকারীর অনুমোদন সেটিংস নির্ধারণ করতে পারেন:
- iECHO-তে লগ ইন করুন।
- হোমপেজের বাম দিকের মেনুতে All Programs-এ ক্লিক করুন।
- নির্বাচন করুন Create a Program।
- সেটআপ ধাপগুলি অনুসরণ করুন।
- একবার আপনি নিবন্ধনের ধরন হিসেবে পাবলিক নির্বাচন করলে, আপনি Participant Approval সেটিংস নির্বাচন করার একটি বিকল্প দেখতে পাবেন।
নোট: আপনার যদি অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে অতিরিক্ত তথ্য সংগ্রহের প্রয়োজন হয়, তবে একটি অংশগ্রহণকারী গ্রুপ তৈরি হয়ে গেলে আপনি একটি প্রোগ্রাম নিবন্ধন ফর্ম তৈরি করতে পারেন।
প্রোগ্রাম সেটিংসের অধীনে
আপনি প্রোগ্রাম সেটিংসের অধীনে অংশগ্রহণকারী অনুমোদন সেটিংসও সমন্বয় করতে পারেন। মনে রাখবেন যে পূর্বে তৈরি সমস্ত পাবলিক প্রোগ্রাম ডিফল্টভাবে 'Auto Approved' হিসেবে সেট করা রয়েছে।
- বাম দিকের মেনু থেকে All Programs নির্বাচন করুন।
- যে প্রোগ্রামের অনুমোদন সেটিংস আপনি সম্পাদনা করতে চান সেটি চিহ্নিত করুন এবং Settings-এ ক্লিক করুন।
- Registration নির্বাচন করুন। এখানে, আপনি Auto Approved বা Approval Required নির্বাচন করতে পারেন।
অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে অতিরিক্ত তথ্য
অতিরিক্ত তথ্য সংগ্রহের জন্য আপনি কোনো অংশগ্রহণকারী গ্রুপের অধীনে একটি প্রোগ্রাম রেজিস্ট্রেশন ফর্ম তৈরি করতে পারেন।
- অংশগ্রহণকারীর অনুমোদন সেটিংস যেন Approval Required-এ সেট করা থাকে তা নিশ্চিত করুন।
- সেশনে যোগ দিতে পারবেন না।
প্রোগ্রামে যোগ দেওয়ার জন্য কোনো অংশগ্রহণকারীর অনুরোধ গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করুন
- অংশগ্রহণকারী গ্রুপের Participants ট্যাবে যান।
- Approval Pending নির্বাচন করুন।
- প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীর এন্ট্রির পাশে Action কলামের অধীনে, Accept বা Reject নির্বাচন করুন।
ইমেল এবং মোবাইল ফিল্টার ব্যবহার করে আপনি একযোগে একাধিক অংশগ্রহণকারীকে অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করতে পারেন।
অংশগ্রহণকারীদের অনুরোধ গ্রহণ করার আগে তাদের দেওয়া ফর্মের উত্তরগুলি দেখুন
- অংশগ্রহণকারী গ্রুপের Participants ট্যাবে যান।
- Approval Pending নির্বাচন করুন।
- Download Responses-এ ক্লিক করুন। আপনি একটি এক্সেল শীটে এই রিপোর্টটি দেখতে পারেন।
- যেসব অংশগ্রহণকারীদের এনরোলমেন্ট আপনি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে চান তাদের ইমেল ঠিকানা বা ফোন নম্বর নির্বাচন করতে এক্সেল শীট ফিল্টার করুন, তারপর সেই ইমেল ঠিকানা বা ফোন নম্বরগুলি কপি করুন।
- Email বা Mobile ফিল্টারটি Approval Pending তালিকায় নির্বাচন করুন এবং এন্ট্রিগুলি পেস্ট করুন।
- Apply Filters নির্বাচন করুন। iECHO অংশগ্রহণকারীদের তালিকা ফিল্টার করবে।
- Approve Selected নির্বাচন করুন।
অংশগ্রহণকারীদের প্রত্যাখ্যান করতে একই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন।
ℹ️ প্রোগ্রাম অ্যাডমিনগণ প্রোগ্রামে যোগদানের জন্য অংশগ্রহণকারীরা অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকলে দৈনিক একটি ইমেইল বিজ্ঞপ্তি পান।