Les équipes des hubs peuvent régir le mécanisme permettant aux participants de rejoindre un programme ECHO répertorié publiquement. Cette fonctionnalité donne aux hubs la possibilité d'accepter ou de rejeter les demandes d'adhésion, garantissant ainsi une meilleure adéquation pour leur communauté.
Paramètres d'inscription
Il existe deux types de paramètres d'inscription que le hub peut choisir pour les programmes publics :
| Approbation automatique | Les participants rejoignent le programme sans nécessiter l'approbation de l'équipe du hub. C'est actuellement le choix par défaut pour tous les programmes ECHO publics. |
| Approbation requise | Les équipes des hubs ont la possibilité d'examiner les participants et d'approuver ou de refuser leur inscription au programme. Cela est utile lorsque l'équipe du hub souhaite mobiliser des types spécifiques de participants. |
Si vous avez besoin d'informations supplémentaires pour sélectionner les participants, vous pouvez également créer un formulaire d'inscription au programme que les participants doivent remplir lors de leur inscription.
Paramètres d'approbation du programme
Lors de la création d'un programme public
Vous pouvez définir les paramètres d'approbation des participants lors de la création d'un programme public :
- Connectez-vous à iECHO.
- Cliquez sur Tous les programmes dans le menu de gauche sur la page d'accueil.
- Sélectionnez Créer un programme.
- Suivez les étapes de configuration.
- Une fois le type d'inscription défini sur public, vous verrez une option permettant de sélectionner les paramètres d'Approbation des participants.
Remarque : Si vous devez recueillir des informations supplémentaires auprès des participants, vous pouvez créer un formulaire d'inscription au programme une fois qu'un groupe de participants est créé.
Dans les paramètres du programme
Vous pouvez également ajuster les paramètres d'approbation des participants dans les paramètres du programme. Notez que tous les programmes publics créés précédemment sont réglés par défaut sur Approbation automatique.
- Sélectionnez Tous les programmes dans le menu de gauche.
- Identifiez le programme pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres d'approbation et cliquez sur Paramètres.
- Sélectionnez Inscription. Ici, vous pouvez sélectionner Approuvé automatiquement ou Approbation requise.
Informations supplémentaires de la part des participants
Vous pouvez créer un formulaire d'inscription au programme au sein d'un groupe de participants afin de recueillir des informations supplémentaires.
- Assurez-vous que les paramètres d'approbation des participants sont définis sur Approbation requise.
- Les participants ne pourront pas rejoindre une session sans avoir rempli le formulaire d'inscription au programme.
Accepter ou refuser la demande d'un participant de rejoindre un programme
- Accédez à l'onglet Participants dans un groupe de participants.
- Sélectionnez En attente d'approbation.
- Dans la colonne Action, sélectionnez Accepter ou Refuser à côté de chaque entrée de participant.
Vous pouvez approuver ou refuser les participants en masse à l'aide des filtres d'e-mail et de téléphone mobile.
Afficher les réponses au formulaire des participants avant d'accepter leurs demandes
- Accédez à l'onglet Participants dans un groupe de participants.
- Sélectionnez En attente d'approbation.
- Cliquez sur Télécharger les réponses. Vous pouvez consulter ce rapport dans une feuille Excel.
- Filtrez la feuille Excel pour sélectionner les adresses e-mail ou les numéros de téléphone des participants dont vous souhaitez accepter ou refuser l'inscription, puis copiez ces adresses e-mail ou numéros de téléphone.
- Sélectionnez le filtre E-mail ou Mobile dans la liste En attente d'approbation et collez les entrées.
- Sélectionnez Appliquer les filtres. iECHO filtrera la liste des participants.
- Sélectionnez Approuver la sélection.
Suivez les mêmes étapes pour refuser des participants.
ℹ️ Les administrateurs du programme reçoivent une notification quotidienne par e-mail lorsque des participants sont en attente d'approbation pour rejoindre le programme.