iECHO proporciona a las organizaciones un menú de configuración rápida para gestionar los nombres de los grupos de participantes, horarios, preferencias de comunicación, recordatorios de sesiones y personalización de videoconferencias. Esta interfaz permite a las organizaciones organizar y coordinar actividades, garantizando una interacción y participación fluidas con los participantes.
- General – Edite el nombre del grupo de participantes, el idioma y el estado de la actividad.
- Fecha y hora – Establezca o actualice los horarios de las sesiones.
- Registro – Permite activar o desactivar la inscripción de participantes para programas públicos.
- Comunicación y recordatorios – Configure el horario de los recordatorios de las sesiones y la dirección de correo electrónico de respuesta.
- Sesión y videoconferencia – Configure enlaces de videoconferencia personalizados.
Para acceder a la configuración del grupo:
- Desde la página de inicio de iECHO, abra el menú de navegación izquierdo y seleccione Todos los Programas.
- Seleccione el programa y el grupo de participantes que desea actualizar.
- Haga clic en Configuración en la esquina superior derecha de la vista del grupo de participantes.
General
La configuración general permite a las organizaciones editar el nombre y el idioma de los grupos de participantes. Esto garantiza que los grupos se identifiquen correctamente y puedan comunicarse en su idioma preferido.
- Ingrese el Nombre.
- Seleccione el Idioma.
Para dar por concluido un grupo después de que hayan finalizado todas las sesiones, haga clic en Marcar como concluido en Estado.
Nota: Una vez que un grupo de participantes se marque como completado, ya no estará visible en la página de su programa.
- Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Fecha y hora
La configuración de fecha y hora permite a las organizaciones gestionar los horarios de las sesiones, configurar sesiones periódicas y realizar ajustes según la zona horaria. Esto garantiza que todos los participantes reciban información precisa sobre el horario de las sesiones.
- Establezca o actualice la Fecha de finalización del grupo de participantes utilizando el selector del calendario.
- Establezca la recurrencia del grupo en Semanal o Mensual, y especifique el intervalo de Repetir cada según sea necesario.
- Desplácese hacia abajo para configurar el día, la Hora de inicio y la Hora de finalización de las sesiones.
- Seleccione la Zona horaria y el Idioma preferidos para el grupo de participantes.
- Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Inscripción
Para los programas públicos, puede abrir o cerrar la inscripción para controlar si nuevos participantes pueden inscribirse en el grupo seleccionado.
- Desactive el interruptor de inscripción.
- Haga clic en Guardar para dejar de aceptar nuevas inscripciones.
Comunicación y recordatorios
Las preferencias de comunicación permiten a las organizaciones establecer una dirección de correo electrónico designada para las interacciones con los participantes. La función de programación de recordatorios envía recordatorios automáticos de las sesiones para mantener a los participantes informados y preparados.
Nota: Los participantes que falten a cinco sesiones consecutivas en un grupo dejarán de recibir recordatorios automáticos de las sesiones para ese grupo. Sin embargo, aún podrán iniciar sesión para unirse a las sesiones y acceder al contenido del grupo.
Correo electrónico de respuesta
La dirección de correo electrónico de respuesta recibe las respuestas de los participantes a los recordatorios de sesión y a los correos electrónicos rápidos. Se recomienda utilizar una dirección de correo electrónico compartida del equipo.
- Haga clic en Cambiar.
- Ingrese la dirección de correo electrónico requerida y haga clic en Listo.
Programación de recordatorios
Configure la hora de los recordatorios automáticos de las sesiones para sus participantes:
- Seleccione 30 min, 45 min o 60 min según las necesidades del grupo.
- Haga clic en Guardar.
Nota:
1. Solo se puede seleccionar un intervalo de recordatorio por grupo de participantes. Los recordatorios se envían a todos los participantes y a los miembros del equipo del hub.
2. Si no se modifica, la configuración predeterminada de recordatorios envía notificaciones 30 minutos antes de que comience la sesión.
Sesión y videoconferencia
Para usar una plataforma de videoconferencia externa (como Google Meet o Microsoft Teams) en lugar del sistema predeterminado, siga estos pasos:
- Ingrese el Nombre de la plataforma (como Google Meet o Microsoft Teams).
- Agregue el Enlace de videoconferencia.
Nota:
1. Una vez añadido, un enlace de videoconferencia personalizado no se puede editar. Asegúrese de ingresar el enlace correcto.
2. Los participantes pueden unirse a la sesión iniciando sesión en iECHO y haciendo clic en Unirse a la sesión.
3. iECHO no ofrece soporte técnico para plataformas de videoconferencia externas.
4. iECHO no se hace responsable de las interrupciones en plataformas de videoconferencia de terceros.
5. Se admite la integración con Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otros sistemas de videoconferencia.
6. Los informes de asistencia no estarán disponibles en iECHO para los grupos de participantes que utilicen enlaces de videoconferencia personalizados.
7. El enlace se aplica a todo el grupo de participantes, no a sesiones individuales.